25-12-2020, 08:26 PM
پردیس فناوری کیش - طرح مشاوره متخصصین صنعت و مدیریت- گروه فناوری اطلاعات و ارتباطات :http://kishindustry.com/
سیر تحول انبار و انبارداری در ایران
تا قبل از شهریور ماه سال 1340 به علت فقدان قوانین مخصوصی که بتواند وظایف و مسئولیت‌های صریح انبارداران و امانت گیرندگان کالا را در مقابل صاحبان آن‌ها تعیین کند و همچنین به واسطه عدم آشنایی بسیاری از صاحبان کالاها به اصول جدید انبارداری متداول در کشورهای مترقی جهان، وضع اغلب انبارداری تجاری ایران فوق‌العاده اسف‌بار بود
صدها بنگاه و موسسه و هزاران افراد عامل در نقاط مختلف تهران و شهرستان‌ها و نقاط مرزی و بنادر‌ها با دایر کردن محوطه‌های محصور مسقف و یا روباز، سال‌های سال بود که به شغل انبارداری اشتغال داشته و این مکان‌ها را به نام بنگاه، گاراژ، انبار کالا، تیمچه، قیصریه، بارانداز، سرای تجاری و نظایر آن‌ها نامیده و می‌نامیدند; در این گونه انبارها هیچ‌گونه مقرراتی جز عرف محلی بین صاحب کالا و انباردار حاکم نبوده و اغلب اختلاف شدید بین طرفین ایجاد می‌شد. کارمندان و کارگران این انبارها اغلب از یک سرایدار یا نگهبان و چند باربر که حتی سواد خواندن و نوشتن هم نداشتند یا قپاندار و متصدی توزین کالا و نظایر آن تشکیل می‌شد. حمل و نقل داخلی انبار بیشتر بر روی دوش انسان یا حیوان انجام می‌گرفت و چرخ‌های دستی و گاری جزو ابزار پیشرفته آن‌ها تلقی می‌شد. آمار موجودی انبار و مقادیر کالاهای مختلف متعلق به اشخاص در بیشتر مواقع از یک دفترچه خشتی پکه با سبک سیاق و با مداد به طور بسیار کثیف نوشته می‌شد، استخراج می‌گردید. توزین کالا، علامت‌گذاری و شمارش و پلمپ کردن صندوق‌ها و عدل و بازرسی و ورود و خروج کالا و طرز چیدن عدل‌ها در محوطه‌های انبار و سایر عملیات طبق رویه‌های بسیار قدیمی و پر زحمت و غیرقابل اطمینان انجام می‌گرفت
وجود موش و حشرات موذی در انبار غیرقابل اجتناب بوده و هیچ‌گونه اقدامی برای ضدعفوفی و تهویه انبارها به عمل نمی‌آمد و چون اغلب انبارها بیمه نمی‌شد؛ در صورت بروز حریق یا حادثه دیگری هیچ راهی برای جبران زیان وارده به صاحب کالا در دست نبود. تا این‌که در ششم شهریور ماه سال 1340 طبق تصویب‌نامه هیات وزیران شرایط تاسیس انبارهای عمومی ایران در 12 دی‌ماه همان سال تأسیس و به ثبت رسید. از چند دهه اخیر نیز با بهبودی وضع ساختمانی در انبارهای کشور تا حدی از وسایل جدید استفاده شده و نواقص ساختمانی بعضی از انبارها مرتفع گردیده است. با گسترش مبادی ورودی و خروجی کشور وضعیت انبارها تا حدودی قابل قبول شده و شرکت‌های متعددی هر یک فضاهایی را برای نگهداری مواد اولیه،لوازم یدکی ،کالاهای ساخته شده اختصاص داده اند
1-2) تعریف نظام انبارداری
به طور اخص نظام اطلاعاتی انبار عبارت است از ایجاد روش‌هایی منظم و منطقی، یا یک رشته عملیات اداری پیوسته، مرتبط و مشخص در انبار برای انتقال اطلاعات، اعمال کنترل‌های لازم بر روی کالاهای موجود در انبار و کالاهای ورودی به انبار و خروجی از انبار و نیز حصول اطمینان از اجرای کارهای انبار به طرز صحیح و بدون انحراف و طبق برنامه و مشخصات از پیش تعیین شده. سیستم اطلاعات انبار باید با توجه به عوامل مورد نیاز و مؤثر در ثبت موجودی‌های اقلام طراحی شود. سیستم اطلاعاتی انبار یک سیستم اطلاعاتی مرتبط با سایر سیستم‌های اطلاعاتی سازمان است که «داده‌ها» را از محیط فیزیکی انبار و اطرافش جمع‌آوری و براساس معیار کیفیت طی فرآیند «پردازش» به «اطلاعات پرورده» جهت تصمیم گیری و عملیات کنترل توسط مدیران، تبدیل می‌کند
حفاظت دقیق از موجودی‌های انبارها در پرتو برقراری یک نظام اطلاعاتی صحیح به منظور تبادل اطلاعات، عملی است. از آن گذشته در سازمان‌های صنعتی و تولیدی، محاسبه دقیق قیمت تمام شده کالاها، تنها به یاری یک نظام اطلاعاتی برای نقل و انتقالات مواد و کالاها در کارخانه، میسر است
1-3) مزایای سیستم انبارداری(نتایج حاصل از استقرار نظام صحیح اطلاعاتی برای انبار)
به طور کلی طراحی نظام اطلاعاتی انبار به طرز درست، باعث تبادل اطلاعات در داخل سازمان، ایجاد ارتباطات بهتر و منطقی‌تر، سرعت عمل در عملکرد بخش‌های مختلف، کمک به طراحی فرم‌های مورد نیاز مناسب و ایجاد زمینه‌های کنترلی بهتر در سازمان می‌شود
نتایج استقرار نظام اطلاعاتی انبار به طور دقیق عبارتند از
1) ایجاد رابطه بهتر و منطقی‌تر بین واحدهای ذی‌ربط برای تبادل اطلاعات
2) تسریع عملکرد واحدهای مختلف به کمک طرح فرم‌های مناسب و مورد نیاز برای نگهداری حساب موجودی های انبار و برای نقل و انتقالات کالاهای موجود در انبار
3) ایجاد نظارت بهتر، مؤثرتر و دقیق‌تر از نظر تعدادی و ریالی برای هزینه‌یابی در حسابداری صنعتی
4) کمک به شناسایی بهتر کالاهای موجود در انبار با توجه به تنوع آن‌ها
5) سفارش به موقع کالا به میزان مورد نیاز
6) افزایش اطلاعات مدیریت از میزان کالاهای موجود در انبار، میزان مصرف آن‌ها و مانند این‌ها
7) نگهداری اطلاعات به روز درآمده از وضع موجودی‌های انبار و دادن اطلاعات دقیق و صحیح از آن ها به بخش‌های مختلف سازمان که برای محاسبه قیمت تمام شده و سایر امور مورد استفاده قرار می‌گیرد
8) ایجاد اطمینان خاطر و دلگرمی در مدیران و مسئولین بخش‌های مختلف سازمان در ارتباط با تأمین به موقع مواد و کالاها و دسترسی سریع به آن‌ها و نیز نبودن سوءاستفاده در نقل و انتقالات و موجودی‌های انبار
9) تشکیل فایل‌های اطلاعاتی لازم به منظور بررسی موجودی‌ها و تجزیه و تحلیل تعدادی و ریالی آن‌ها
10) کاهش مشکلات احتمالی ناشی از غیبت افراد شاغل، به ویژه انباردار؛ و در واقع رفع اشکالات ناشی از اتکای نظام به افراد معین
11) کاهش هزینه‌ها و کارهای زائد اداری از راه حذف فرم‌ها یا عملیات غیرضروری و نیز کاهش هزینه‌های شناسایی کالاهای موجود در انبار و دسترسی سریع به آن ها
12) شناسایی کالاهایی که به علل مختلف به صورت بلااستفاده در انبار باقی مانده‌اند و موجبات اشغال فضای انبار و راکد نگاه داشتن قسمتی از سرمایه در گردش را فراهم کرده‌اند
13) وابستگی سازمان به شخص به گونه‌ای که با غیبت یک روزه‌ی انباردار، مشکلات متعددی برای کارخانه به وجود خواهد آمد. لذا سازمان برای نگهداری چنین انبارداری بایستی امتیازات غیرعادلانه‌ای را برای وی در نظر بگیرد
1-4) تعریف انبار
انبار به هر محل و فضایی که بتوان انواع مواد اولیه قابل مصرف در ساخت انواع محصول و یا محصولات و کالاهای قابل فروش و یا کالاهای نیمه ساخته و انواع قطعات و لوازم یدکی و تجهیزات و ماشین‌آلات، ملزومات، ابزارآلات و یا هر گونه کالای مستعمل و غیر قابل استفاده و اسقاطی را در آن به طور منظم، روشمند و سیستماتیک برای مدت معین و یا نامعلوم نگهداری و ذخیره کرد، اطلاق می‌شود
1-5) تعریف انبارداری
«انبارداری» یا «انبار کردن کالاها» یک خدمت اقتصادی است و عبارت است از نگهداشتن کالابه منظور عرضه ی به موقع آن یا گسترش دادن مدت عرضه آن، به نحوی که کالا برای مدت بیش‌تری در دسترس و آماده برای مصرف باشد. در واقع انبارداری از بخش ها و عملیات عمده در تولید و به ویژه در مارکتینگ به شمار می‌رود و عبارت است از دریافت کالاها از خارج (از بخش‌های مختلف سازمان یا دیگران) و نگهداری آن‌ها طبق نظم و اصولی که متضمن سهولت در تحویل دادن (صدور) و تحویل گرفتن(ورود) با صرف حداقل وقت، هزینه و نیروی مورد نیاز و رسانیدن آن‌ها به بخش‌های نیازمند سازمان یا خریداران در حداقل وقت و در اسرع زمان ممکن
1-6) اهمیت انبارداری صحیح
ایجاد یک نظام صحیح انبارداری در سازمان‌ها(به ویژه ساززمان های بازرگانی و صنعتی) باعث سودآوری و متضمن مزایای زیادی است که در زیر به پاره ای از آن‌ها اشاره می‌شود
1) دریافت، اسقرار، حفاظت و در دسترس قرار دادن کالاها در انبار به طرز درست و به سرعت و آسانی اجرا می‌شود و نیازهای بخش‌های مختلف سازمان به موقع فراهم می‌گردد
2) با نظارت دقیق بر موجودی‌های انبار، از افزایش بیش از اندازه و حد تعیین شده‌ی کالاها در انبار جلوگیری و در نتیجه از ضرر و زیان های ناشی از تغییر قیمت‌ها یا خراجی و فساد کالاها بر اثر گذشت زمان جلوگیری می‌شود
3) از سفارشات مضاعف و تکراری که در اثر بی‌توجهی به کالاهی سفارش شده قبلی و بین راهی یا فقدان آگاهی از موجودی‌های انبار رخ می‌دهد جلوگیری می‌شود
4) میزان موجودی کالاها در انبار و میزان مصرف و در نتیجه نوع و مقدار خرید آن‌ها در زمان‌های مختلف، به نحو صحیح محاسبه و در نتیجه در بودجه‌ی خرید صرفه‌جویی می‌شود این امر عملیات حسابداری صنعتی را نیز تسهیل می‌کند
5) اطلاعات مورد نیاز مدیران در زمینه‌ی میزان موجودی‌ها و مصرف کالاها در هر زمان به نحو احسن تأمین می‌شود
6) کالاها به میزان واقعی و صحیح بیمه می‌شوند و از پرداخت هزینه اضافی بیمه برای کالاها جلوگیری می‌شود
7) با خرید به مقدار مقرون به صرفه، از راکد شدن سرمایه‌ی در گردش به سبب نگهداری بیش از حد موجودی جلوگیری و در نتیجه باعث تسریع جریان نقدینگی سازمان می‌شود
8) اموال و دارایی‌های سازمان به نحو صحیحی نگهداری و حفاظت می‌شود و در نتیجه اتلاف، ضایعات و سرقت به حداقل می‌رسد
1-7) مشخصات انباردار
انبارداری حرفه ای بسیار فنی، تخصصی، پرمسئولیت و چند بعدی است. انباردار حافظ اموال سازمان یعنی بخش مهمی از دارایی‌هاست. متأسفانه برخی مدیران پی به ارزش و اهمیت این حرفه نبرده و نسبت به آن کم‌توجهی روا داشته‌اند
انباردار واقعی به کسی گفته می‌شود که شرایط احراز لازم را از نظر جسمانی و از لحاظ تحصیلات، تخصص و تجربه دارا بوده و دارای مشخصات زیر باشد
1) اطلاعات علمی و عملی کافی از مواد، لوازم و کالاهای مورد مصرف (یا مورد عرضه و فروش) سازمان، که لازم است در محلی به نام انبار محافظت شود داشته باشد
2) توانایی اداره و نگهداری انبار به نحو مؤثر و سودمند را داشته باشد
3) توانایی مباشرت و نظارت قابل توجه نسبت به درخواست‌های رسیده و صدور کالا و بالاخره اطلاعات کافی از میزان موجودی‌ها و محل مصرف آن‌ها را داشته باشد
4) در ترتیب دادن و چیدن کالاها و همچنین در نقل و انتقال داخلی آن ها حسن سلیقه داشته باشد و مناسب‌ترین و باصرفه‌ترین وسیله مکانیکی یا هر نوع وسیله‌ی دیگر در انتقال داخلی اجناس استفاده کند
5) در طبقه‌بندی کالاها، کدگذاری و نگهداری آن ها و نیز ترتیب محل انبار کردن کالاها با در نظر گرفتن و دسترسی به محل‌های مصرف، مهارت کافی داشته باشد
6) آمادگی پذیرش مسئولیت مالی را داشته باشد
7) خود را به رعایت اصول امانت‌داری و حفظ منافع سازمان مربوطه موظف بداند
1-8) وظایف انباردار
1) تحویل گرفتن کالاهی خریداری شده طبق اسناد و مدارک لازم
2) کنترل دقیق کالاهی وارده به انبار و تطبیق آن‌ها با مشخصات فنی و استانداردهای تأیید شده در سازمان
3) صدور برگ رسید کالا به انبار پس از دریافت و کنترل کالا و مطابق بودن کالا با مشخصات مربوطه
4) صدور برگ‌های مرجوعی، برگشتی از خرید و انتقالی
5) صدور برگ درخواست خرید به هنگام لزوم
6) ثبت مشخصات اقلام وارده و صادر در دفاتر و کارت‌های انبار
7) نوشتن کد و مشخصات اجناس جدید و تعیین محل جنس جدید در کارت انبار طبق اسناد
8) سایر موارد که بر عهده‌ی انباردار است
1-2) تعریف فرم
فرم که در فارسی معادل‌هایی هم‌چون برگ، برگه، ورقه و قبض برای آن به کار می‌رود، هر گونه برگ چاپی یا تکثیر شده به طریق دیگر است که در آن محل هایی خالی برای درج اطلاعات، با دست یا به کمک ماشین تحریر یا هر نوع وسیله‌ی دیگر منظور شده باشد. اصولاً فرم وسیله‌ایی برای جمع‌آوری و تبادل اطلاعات، مستند کردن عملیات و منبع اصلی ایجاد اطلاعات در هر سیستمی است یا می‌توان گفت وسیله‌ایی است برای مستند کردن عملیات، کسب مجوزهای مربوط از طریق امضا یا زدن مهرهای مجاز بر روی آن، جمع‌آوری و تبادل اطلاعات بین قسمت‌های سازمان. به این ترتیب فرم، سند کاغذی است که مطالبی بر روی آن درج می‌شود. اطلاعات بر روی فرم‌ها جمع‌آوری می‌شود و با استخراج به هنگام اطلاعات لازم، فرم وسیله اجرای روش‌های اداری و دفتری می‌شود. فرم وسیله‌ایی اداری است برای آسان کردن و سرعت بخشیدن به اقداماتی که یک سازمان در اجرای وظایف خود باید انجام دهد
هر فرم باید داده‌های معینی را در بر داشته باشد تا آگاهی‌های لازم را برای تصمیم‌گیری و اجرای اقدامات و عملیات لازم و اخذ تصمیم های مقتضی فراهم کند. هر فرمی که طراحی و به جریان گذارده می شود، دارای نام، وظیفه، مشخصات، ماموریت و کاربرد خاصی می‌باشد و لازم است به دقت محتوا، تعداد، نسخ، واحد صادر کننده و مراحل گردش و شیوه‌ی استفاده از آن مشخص شود تا نقش خود را به خوبی ایفا کند
طراحی و کنترل فرم کار بسیار دقیق، فنی و تخصصی است و ملاحظات بسیاری در آن باید در نظر گرفته شود به ویژه برای صرفه‌جویی در مصرف کاغذ، از کاغذهای استاندارد (از نظر ابعاد) باید استفاده شود و تعداد نسخ مناسب از آن تهیه گردد. برای آشنایی با انواع فرم‌هایی که در سیستم اطلاعاتی انبار می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد بعضی از متداول‌ترین آن‌ها در جدول زیر معرفی شده است
2-2)پنج فرم اصلی
[font=tahoma]در زیر پنج فرم از رایج‌ترین و مهم‌ترین فرم‌های نظام تدارکاتی یعنی رسید انبار- حواله انبار- درخواست کالا- درخواست خرید- سفارش خرید-مورد بررسی قرار می‌گیرد و کاربردشان توضیح داده می‌شود[/font]
1-2-2)رسید انبار
[font=tahoma]«رسید انبار» یا « قبض انبار» یکی از متداول‌ترین و مهم‌ترین فرم‌های انبار یه‌شمار می‌آید و اساسا کار انبارداری از آن شروع می‌شود زیرا مرحله‌ی نخستین انبارداری، دریافت و تحویل گرفتن کالاست. انباردار مکلف است به‌محض این‌که کالا را تحویل گرقت، بلافاصله اقدام به تکمیل و صدور رسید انبار کند. این رسید به‌منزله‌ی تایید تحویل‌گرفتن کالا تلقی می‌شود. وقتی کالاهای خریداری‌شده برای تنظیم و نگهداری تحویل انبار می‌شود، یک نسخه برگ درخواست کالا، برگ درخواست خرید و برگ سفارش خرید ضمیمه‌ی آن‌هاست. پس از کنترل دقیق اجناس و تطبیق با فهرست مربوط وتعیین مقدار آن‌ها توسط انباردار، نسبت به تحویل گرفتنشان و صدور قبض انبار اقدام می‌شود. فرم رسید انبار پس از دریافت کالا توسط انبار دار تکمیل می‌شود و به امضای مسئولین مربوط می‌رسد. این فرم معمولا در چهار نسخه تنظیم و به ترتیب زیر توزیع می‌شود[/font]
[font=tahoma]الف)دو نسخه را به واحد خرید می‌فرستند و واحد خرید پس از کنترل‌خای لازم، نسخه را همرا با صورت‌حساب فروشنده به انضمام سایر اسناد برای عملیات مالی به واحد‌حسابداری ارسال می‌کند و نسخه دیگر در بایگانی واحد خرید ضبط می‌شود.ب)یک نسخه را به قسمت کنترل انبار می‌فرستند و پس از ثبت در کاردکس مرکزی، در بایگانی کاردکس مرکزی نگهداری می‌شود[/font]
[font=tahoma]پ)یک نسخه پس از ثبت در کاردکس انبار، در بایگانی انبار ضبط می‌شود[/font]
2-2-2)حواله‌ی انبار
[font=tahoma]دومین مرحله‌ی انبارداری نگهداری کالاهای تحویل‌گرفته‌شده به بهترین نحو در انبار و سومین و آخرین مرحله انبارداری صدور کالا از انبار و تحویل‌دادن کالای مورد تقاضا به‌درخواست‌کنندگان است که باید طبق شرایط و مبتنی بر اسناد و مجوز‌هایی باشد تا این کار به‌خوبی اجرا و از انحراف و سوء استفاده جلوگیری شود[/font]
[font=tahoma]با توجه به ارزش موجودی‌های انبار، لازم است همواره هنگام صدور کالااز انبار، کنترل دقیقی به‌عمل آید و از روش مناسبی برای این منظور استفاده شود. «روش صدور کالا از انبار» بر مبنای برگ درخواست کالا شروع می‌شود و این کار توسط واحد یا شخص متقاضی با تکمیل فرم« درخواست کالا» و پس از تایید و امضای مقام مجاز بر روی این فرم، اجرا شده و این برگ به انبار فرستاده می‌شود. در انبار برگ درخواست کالا پس از وصول، از نظر تعداد و مقدار موجودی با مراجعه به دفاتر یا کامپیوتر، مورد بررسی دقیق قرار می‌گیرد[/font]
[font=tahoma]خروج کالا نیز از انبار مستلزم صدور سند یا مجوزی است که در اصطلاح به نام « حواله‌ی انبار» معروف است. این فرم در صورت وجود کالای درخواست شده، هنگام تحویل آن به متقاضی پس از تکمیل و امضا توسط انبار دار به‌عنوان سند رسمی و مجوز صدور و خروج کالا از انبار محسوب می‌شود[/font]
3-2-2)فرم درخواست کالا
[font=tahoma]این فرم برای تهیه‌ی کالا از انبار مورد استفاده قرار می‌گیرد و واحد مصرف‌کننده آن را تکمیل می‌کند. در سازمان‌های بازرگانی در موارد خاصی که مواد درخواستی از انبار برای مصرف در فرآیند تولیدی به مقادیر کلان یا با ارزش است، ممکن است طبق مقررات سازمان لازم باشد که برای دقت و کنترل بیشتر فرم درخواست کالا از انبار علاوه‌بر امضای مدیر یا مسئول واحد مربوط(تقاضا کننده) به امضای مدیر تولید یا رئیس کارخانه نیز برسد. درخواست کالا معمولا پس از تکمیل در فرمی سه یا چهار نسخه‌ای و تصویب و امضای مقامات ذیصلاح و مجاز توزیع می‌شود[/font]
سیر تحول انبار و انبارداری در ایران
تا قبل از شهریور ماه سال 1340 به علت فقدان قوانین مخصوصی که بتواند وظایف و مسئولیت‌های صریح انبارداران و امانت گیرندگان کالا را در مقابل صاحبان آن‌ها تعیین کند و همچنین به واسطه عدم آشنایی بسیاری از صاحبان کالاها به اصول جدید انبارداری متداول در کشورهای مترقی جهان، وضع اغلب انبارداری تجاری ایران فوق‌العاده اسف‌بار بود
صدها بنگاه و موسسه و هزاران افراد عامل در نقاط مختلف تهران و شهرستان‌ها و نقاط مرزی و بنادر‌ها با دایر کردن محوطه‌های محصور مسقف و یا روباز، سال‌های سال بود که به شغل انبارداری اشتغال داشته و این مکان‌ها را به نام بنگاه، گاراژ، انبار کالا، تیمچه، قیصریه، بارانداز، سرای تجاری و نظایر آن‌ها نامیده و می‌نامیدند; در این گونه انبارها هیچ‌گونه مقرراتی جز عرف محلی بین صاحب کالا و انباردار حاکم نبوده و اغلب اختلاف شدید بین طرفین ایجاد می‌شد. کارمندان و کارگران این انبارها اغلب از یک سرایدار یا نگهبان و چند باربر که حتی سواد خواندن و نوشتن هم نداشتند یا قپاندار و متصدی توزین کالا و نظایر آن تشکیل می‌شد. حمل و نقل داخلی انبار بیشتر بر روی دوش انسان یا حیوان انجام می‌گرفت و چرخ‌های دستی و گاری جزو ابزار پیشرفته آن‌ها تلقی می‌شد. آمار موجودی انبار و مقادیر کالاهای مختلف متعلق به اشخاص در بیشتر مواقع از یک دفترچه خشتی پکه با سبک سیاق و با مداد به طور بسیار کثیف نوشته می‌شد، استخراج می‌گردید. توزین کالا، علامت‌گذاری و شمارش و پلمپ کردن صندوق‌ها و عدل و بازرسی و ورود و خروج کالا و طرز چیدن عدل‌ها در محوطه‌های انبار و سایر عملیات طبق رویه‌های بسیار قدیمی و پر زحمت و غیرقابل اطمینان انجام می‌گرفت
وجود موش و حشرات موذی در انبار غیرقابل اجتناب بوده و هیچ‌گونه اقدامی برای ضدعفوفی و تهویه انبارها به عمل نمی‌آمد و چون اغلب انبارها بیمه نمی‌شد؛ در صورت بروز حریق یا حادثه دیگری هیچ راهی برای جبران زیان وارده به صاحب کالا در دست نبود. تا این‌که در ششم شهریور ماه سال 1340 طبق تصویب‌نامه هیات وزیران شرایط تاسیس انبارهای عمومی ایران در 12 دی‌ماه همان سال تأسیس و به ثبت رسید. از چند دهه اخیر نیز با بهبودی وضع ساختمانی در انبارهای کشور تا حدی از وسایل جدید استفاده شده و نواقص ساختمانی بعضی از انبارها مرتفع گردیده است. با گسترش مبادی ورودی و خروجی کشور وضعیت انبارها تا حدودی قابل قبول شده و شرکت‌های متعددی هر یک فضاهایی را برای نگهداری مواد اولیه،لوازم یدکی ،کالاهای ساخته شده اختصاص داده اند
1-2) تعریف نظام انبارداری
به طور اخص نظام اطلاعاتی انبار عبارت است از ایجاد روش‌هایی منظم و منطقی، یا یک رشته عملیات اداری پیوسته، مرتبط و مشخص در انبار برای انتقال اطلاعات، اعمال کنترل‌های لازم بر روی کالاهای موجود در انبار و کالاهای ورودی به انبار و خروجی از انبار و نیز حصول اطمینان از اجرای کارهای انبار به طرز صحیح و بدون انحراف و طبق برنامه و مشخصات از پیش تعیین شده. سیستم اطلاعات انبار باید با توجه به عوامل مورد نیاز و مؤثر در ثبت موجودی‌های اقلام طراحی شود. سیستم اطلاعاتی انبار یک سیستم اطلاعاتی مرتبط با سایر سیستم‌های اطلاعاتی سازمان است که «داده‌ها» را از محیط فیزیکی انبار و اطرافش جمع‌آوری و براساس معیار کیفیت طی فرآیند «پردازش» به «اطلاعات پرورده» جهت تصمیم گیری و عملیات کنترل توسط مدیران، تبدیل می‌کند
حفاظت دقیق از موجودی‌های انبارها در پرتو برقراری یک نظام اطلاعاتی صحیح به منظور تبادل اطلاعات، عملی است. از آن گذشته در سازمان‌های صنعتی و تولیدی، محاسبه دقیق قیمت تمام شده کالاها، تنها به یاری یک نظام اطلاعاتی برای نقل و انتقالات مواد و کالاها در کارخانه، میسر است
1-3) مزایای سیستم انبارداری(نتایج حاصل از استقرار نظام صحیح اطلاعاتی برای انبار)
به طور کلی طراحی نظام اطلاعاتی انبار به طرز درست، باعث تبادل اطلاعات در داخل سازمان، ایجاد ارتباطات بهتر و منطقی‌تر، سرعت عمل در عملکرد بخش‌های مختلف، کمک به طراحی فرم‌های مورد نیاز مناسب و ایجاد زمینه‌های کنترلی بهتر در سازمان می‌شود
نتایج استقرار نظام اطلاعاتی انبار به طور دقیق عبارتند از
1) ایجاد رابطه بهتر و منطقی‌تر بین واحدهای ذی‌ربط برای تبادل اطلاعات
2) تسریع عملکرد واحدهای مختلف به کمک طرح فرم‌های مناسب و مورد نیاز برای نگهداری حساب موجودی های انبار و برای نقل و انتقالات کالاهای موجود در انبار
3) ایجاد نظارت بهتر، مؤثرتر و دقیق‌تر از نظر تعدادی و ریالی برای هزینه‌یابی در حسابداری صنعتی
4) کمک به شناسایی بهتر کالاهای موجود در انبار با توجه به تنوع آن‌ها
5) سفارش به موقع کالا به میزان مورد نیاز
6) افزایش اطلاعات مدیریت از میزان کالاهای موجود در انبار، میزان مصرف آن‌ها و مانند این‌ها
7) نگهداری اطلاعات به روز درآمده از وضع موجودی‌های انبار و دادن اطلاعات دقیق و صحیح از آن ها به بخش‌های مختلف سازمان که برای محاسبه قیمت تمام شده و سایر امور مورد استفاده قرار می‌گیرد
8) ایجاد اطمینان خاطر و دلگرمی در مدیران و مسئولین بخش‌های مختلف سازمان در ارتباط با تأمین به موقع مواد و کالاها و دسترسی سریع به آن‌ها و نیز نبودن سوءاستفاده در نقل و انتقالات و موجودی‌های انبار
9) تشکیل فایل‌های اطلاعاتی لازم به منظور بررسی موجودی‌ها و تجزیه و تحلیل تعدادی و ریالی آن‌ها
10) کاهش مشکلات احتمالی ناشی از غیبت افراد شاغل، به ویژه انباردار؛ و در واقع رفع اشکالات ناشی از اتکای نظام به افراد معین
11) کاهش هزینه‌ها و کارهای زائد اداری از راه حذف فرم‌ها یا عملیات غیرضروری و نیز کاهش هزینه‌های شناسایی کالاهای موجود در انبار و دسترسی سریع به آن ها
12) شناسایی کالاهایی که به علل مختلف به صورت بلااستفاده در انبار باقی مانده‌اند و موجبات اشغال فضای انبار و راکد نگاه داشتن قسمتی از سرمایه در گردش را فراهم کرده‌اند
13) وابستگی سازمان به شخص به گونه‌ای که با غیبت یک روزه‌ی انباردار، مشکلات متعددی برای کارخانه به وجود خواهد آمد. لذا سازمان برای نگهداری چنین انبارداری بایستی امتیازات غیرعادلانه‌ای را برای وی در نظر بگیرد
1-4) تعریف انبار
انبار به هر محل و فضایی که بتوان انواع مواد اولیه قابل مصرف در ساخت انواع محصول و یا محصولات و کالاهای قابل فروش و یا کالاهای نیمه ساخته و انواع قطعات و لوازم یدکی و تجهیزات و ماشین‌آلات، ملزومات، ابزارآلات و یا هر گونه کالای مستعمل و غیر قابل استفاده و اسقاطی را در آن به طور منظم، روشمند و سیستماتیک برای مدت معین و یا نامعلوم نگهداری و ذخیره کرد، اطلاق می‌شود
1-5) تعریف انبارداری
«انبارداری» یا «انبار کردن کالاها» یک خدمت اقتصادی است و عبارت است از نگهداشتن کالابه منظور عرضه ی به موقع آن یا گسترش دادن مدت عرضه آن، به نحوی که کالا برای مدت بیش‌تری در دسترس و آماده برای مصرف باشد. در واقع انبارداری از بخش ها و عملیات عمده در تولید و به ویژه در مارکتینگ به شمار می‌رود و عبارت است از دریافت کالاها از خارج (از بخش‌های مختلف سازمان یا دیگران) و نگهداری آن‌ها طبق نظم و اصولی که متضمن سهولت در تحویل دادن (صدور) و تحویل گرفتن(ورود) با صرف حداقل وقت، هزینه و نیروی مورد نیاز و رسانیدن آن‌ها به بخش‌های نیازمند سازمان یا خریداران در حداقل وقت و در اسرع زمان ممکن
1-6) اهمیت انبارداری صحیح
ایجاد یک نظام صحیح انبارداری در سازمان‌ها(به ویژه ساززمان های بازرگانی و صنعتی) باعث سودآوری و متضمن مزایای زیادی است که در زیر به پاره ای از آن‌ها اشاره می‌شود
1) دریافت، اسقرار، حفاظت و در دسترس قرار دادن کالاها در انبار به طرز درست و به سرعت و آسانی اجرا می‌شود و نیازهای بخش‌های مختلف سازمان به موقع فراهم می‌گردد
2) با نظارت دقیق بر موجودی‌های انبار، از افزایش بیش از اندازه و حد تعیین شده‌ی کالاها در انبار جلوگیری و در نتیجه از ضرر و زیان های ناشی از تغییر قیمت‌ها یا خراجی و فساد کالاها بر اثر گذشت زمان جلوگیری می‌شود
3) از سفارشات مضاعف و تکراری که در اثر بی‌توجهی به کالاهی سفارش شده قبلی و بین راهی یا فقدان آگاهی از موجودی‌های انبار رخ می‌دهد جلوگیری می‌شود
4) میزان موجودی کالاها در انبار و میزان مصرف و در نتیجه نوع و مقدار خرید آن‌ها در زمان‌های مختلف، به نحو صحیح محاسبه و در نتیجه در بودجه‌ی خرید صرفه‌جویی می‌شود این امر عملیات حسابداری صنعتی را نیز تسهیل می‌کند
5) اطلاعات مورد نیاز مدیران در زمینه‌ی میزان موجودی‌ها و مصرف کالاها در هر زمان به نحو احسن تأمین می‌شود
6) کالاها به میزان واقعی و صحیح بیمه می‌شوند و از پرداخت هزینه اضافی بیمه برای کالاها جلوگیری می‌شود
7) با خرید به مقدار مقرون به صرفه، از راکد شدن سرمایه‌ی در گردش به سبب نگهداری بیش از حد موجودی جلوگیری و در نتیجه باعث تسریع جریان نقدینگی سازمان می‌شود
8) اموال و دارایی‌های سازمان به نحو صحیحی نگهداری و حفاظت می‌شود و در نتیجه اتلاف، ضایعات و سرقت به حداقل می‌رسد
1-7) مشخصات انباردار
انبارداری حرفه ای بسیار فنی، تخصصی، پرمسئولیت و چند بعدی است. انباردار حافظ اموال سازمان یعنی بخش مهمی از دارایی‌هاست. متأسفانه برخی مدیران پی به ارزش و اهمیت این حرفه نبرده و نسبت به آن کم‌توجهی روا داشته‌اند
انباردار واقعی به کسی گفته می‌شود که شرایط احراز لازم را از نظر جسمانی و از لحاظ تحصیلات، تخصص و تجربه دارا بوده و دارای مشخصات زیر باشد
1) اطلاعات علمی و عملی کافی از مواد، لوازم و کالاهای مورد مصرف (یا مورد عرضه و فروش) سازمان، که لازم است در محلی به نام انبار محافظت شود داشته باشد
2) توانایی اداره و نگهداری انبار به نحو مؤثر و سودمند را داشته باشد
3) توانایی مباشرت و نظارت قابل توجه نسبت به درخواست‌های رسیده و صدور کالا و بالاخره اطلاعات کافی از میزان موجودی‌ها و محل مصرف آن‌ها را داشته باشد
4) در ترتیب دادن و چیدن کالاها و همچنین در نقل و انتقال داخلی آن ها حسن سلیقه داشته باشد و مناسب‌ترین و باصرفه‌ترین وسیله مکانیکی یا هر نوع وسیله‌ی دیگر در انتقال داخلی اجناس استفاده کند
5) در طبقه‌بندی کالاها، کدگذاری و نگهداری آن ها و نیز ترتیب محل انبار کردن کالاها با در نظر گرفتن و دسترسی به محل‌های مصرف، مهارت کافی داشته باشد
6) آمادگی پذیرش مسئولیت مالی را داشته باشد
7) خود را به رعایت اصول امانت‌داری و حفظ منافع سازمان مربوطه موظف بداند
1-8) وظایف انباردار
1) تحویل گرفتن کالاهی خریداری شده طبق اسناد و مدارک لازم
2) کنترل دقیق کالاهی وارده به انبار و تطبیق آن‌ها با مشخصات فنی و استانداردهای تأیید شده در سازمان
3) صدور برگ رسید کالا به انبار پس از دریافت و کنترل کالا و مطابق بودن کالا با مشخصات مربوطه
4) صدور برگ‌های مرجوعی، برگشتی از خرید و انتقالی
5) صدور برگ درخواست خرید به هنگام لزوم
6) ثبت مشخصات اقلام وارده و صادر در دفاتر و کارت‌های انبار
7) نوشتن کد و مشخصات اجناس جدید و تعیین محل جنس جدید در کارت انبار طبق اسناد
8) سایر موارد که بر عهده‌ی انباردار است
1-2) تعریف فرم
فرم که در فارسی معادل‌هایی هم‌چون برگ، برگه، ورقه و قبض برای آن به کار می‌رود، هر گونه برگ چاپی یا تکثیر شده به طریق دیگر است که در آن محل هایی خالی برای درج اطلاعات، با دست یا به کمک ماشین تحریر یا هر نوع وسیله‌ی دیگر منظور شده باشد. اصولاً فرم وسیله‌ایی برای جمع‌آوری و تبادل اطلاعات، مستند کردن عملیات و منبع اصلی ایجاد اطلاعات در هر سیستمی است یا می‌توان گفت وسیله‌ایی است برای مستند کردن عملیات، کسب مجوزهای مربوط از طریق امضا یا زدن مهرهای مجاز بر روی آن، جمع‌آوری و تبادل اطلاعات بین قسمت‌های سازمان. به این ترتیب فرم، سند کاغذی است که مطالبی بر روی آن درج می‌شود. اطلاعات بر روی فرم‌ها جمع‌آوری می‌شود و با استخراج به هنگام اطلاعات لازم، فرم وسیله اجرای روش‌های اداری و دفتری می‌شود. فرم وسیله‌ایی اداری است برای آسان کردن و سرعت بخشیدن به اقداماتی که یک سازمان در اجرای وظایف خود باید انجام دهد
هر فرم باید داده‌های معینی را در بر داشته باشد تا آگاهی‌های لازم را برای تصمیم‌گیری و اجرای اقدامات و عملیات لازم و اخذ تصمیم های مقتضی فراهم کند. هر فرمی که طراحی و به جریان گذارده می شود، دارای نام، وظیفه، مشخصات، ماموریت و کاربرد خاصی می‌باشد و لازم است به دقت محتوا، تعداد، نسخ، واحد صادر کننده و مراحل گردش و شیوه‌ی استفاده از آن مشخص شود تا نقش خود را به خوبی ایفا کند
طراحی و کنترل فرم کار بسیار دقیق، فنی و تخصصی است و ملاحظات بسیاری در آن باید در نظر گرفته شود به ویژه برای صرفه‌جویی در مصرف کاغذ، از کاغذهای استاندارد (از نظر ابعاد) باید استفاده شود و تعداد نسخ مناسب از آن تهیه گردد. برای آشنایی با انواع فرم‌هایی که در سیستم اطلاعاتی انبار می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد بعضی از متداول‌ترین آن‌ها در جدول زیر معرفی شده است
2-2)پنج فرم اصلی
[font=tahoma]در زیر پنج فرم از رایج‌ترین و مهم‌ترین فرم‌های نظام تدارکاتی یعنی رسید انبار- حواله انبار- درخواست کالا- درخواست خرید- سفارش خرید-مورد بررسی قرار می‌گیرد و کاربردشان توضیح داده می‌شود[/font]
1-2-2)رسید انبار
[font=tahoma]«رسید انبار» یا « قبض انبار» یکی از متداول‌ترین و مهم‌ترین فرم‌های انبار یه‌شمار می‌آید و اساسا کار انبارداری از آن شروع می‌شود زیرا مرحله‌ی نخستین انبارداری، دریافت و تحویل گرفتن کالاست. انباردار مکلف است به‌محض این‌که کالا را تحویل گرقت، بلافاصله اقدام به تکمیل و صدور رسید انبار کند. این رسید به‌منزله‌ی تایید تحویل‌گرفتن کالا تلقی می‌شود. وقتی کالاهای خریداری‌شده برای تنظیم و نگهداری تحویل انبار می‌شود، یک نسخه برگ درخواست کالا، برگ درخواست خرید و برگ سفارش خرید ضمیمه‌ی آن‌هاست. پس از کنترل دقیق اجناس و تطبیق با فهرست مربوط وتعیین مقدار آن‌ها توسط انباردار، نسبت به تحویل گرفتنشان و صدور قبض انبار اقدام می‌شود. فرم رسید انبار پس از دریافت کالا توسط انبار دار تکمیل می‌شود و به امضای مسئولین مربوط می‌رسد. این فرم معمولا در چهار نسخه تنظیم و به ترتیب زیر توزیع می‌شود[/font]
[font=tahoma]الف)دو نسخه را به واحد خرید می‌فرستند و واحد خرید پس از کنترل‌خای لازم، نسخه را همرا با صورت‌حساب فروشنده به انضمام سایر اسناد برای عملیات مالی به واحد‌حسابداری ارسال می‌کند و نسخه دیگر در بایگانی واحد خرید ضبط می‌شود.ب)یک نسخه را به قسمت کنترل انبار می‌فرستند و پس از ثبت در کاردکس مرکزی، در بایگانی کاردکس مرکزی نگهداری می‌شود[/font]
[font=tahoma]پ)یک نسخه پس از ثبت در کاردکس انبار، در بایگانی انبار ضبط می‌شود[/font]
2-2-2)حواله‌ی انبار
[font=tahoma]دومین مرحله‌ی انبارداری نگهداری کالاهای تحویل‌گرفته‌شده به بهترین نحو در انبار و سومین و آخرین مرحله انبارداری صدور کالا از انبار و تحویل‌دادن کالای مورد تقاضا به‌درخواست‌کنندگان است که باید طبق شرایط و مبتنی بر اسناد و مجوز‌هایی باشد تا این کار به‌خوبی اجرا و از انحراف و سوء استفاده جلوگیری شود[/font]
[font=tahoma]با توجه به ارزش موجودی‌های انبار، لازم است همواره هنگام صدور کالااز انبار، کنترل دقیقی به‌عمل آید و از روش مناسبی برای این منظور استفاده شود. «روش صدور کالا از انبار» بر مبنای برگ درخواست کالا شروع می‌شود و این کار توسط واحد یا شخص متقاضی با تکمیل فرم« درخواست کالا» و پس از تایید و امضای مقام مجاز بر روی این فرم، اجرا شده و این برگ به انبار فرستاده می‌شود. در انبار برگ درخواست کالا پس از وصول، از نظر تعداد و مقدار موجودی با مراجعه به دفاتر یا کامپیوتر، مورد بررسی دقیق قرار می‌گیرد[/font]
[font=tahoma]خروج کالا نیز از انبار مستلزم صدور سند یا مجوزی است که در اصطلاح به نام « حواله‌ی انبار» معروف است. این فرم در صورت وجود کالای درخواست شده، هنگام تحویل آن به متقاضی پس از تکمیل و امضا توسط انبار دار به‌عنوان سند رسمی و مجوز صدور و خروج کالا از انبار محسوب می‌شود[/font]
3-2-2)فرم درخواست کالا
[font=tahoma]این فرم برای تهیه‌ی کالا از انبار مورد استفاده قرار می‌گیرد و واحد مصرف‌کننده آن را تکمیل می‌کند. در سازمان‌های بازرگانی در موارد خاصی که مواد درخواستی از انبار برای مصرف در فرآیند تولیدی به مقادیر کلان یا با ارزش است، ممکن است طبق مقررات سازمان لازم باشد که برای دقت و کنترل بیشتر فرم درخواست کالا از انبار علاوه‌بر امضای مدیر یا مسئول واحد مربوط(تقاضا کننده) به امضای مدیر تولید یا رئیس کارخانه نیز برسد. درخواست کالا معمولا پس از تکمیل در فرمی سه یا چهار نسخه‌ای و تصویب و امضای مقامات ذیصلاح و مجاز توزیع می‌شود[/font]
