09-05-2020, 04:00 PM
(آخرین ویرایش: 11-05-2020, 04:23 PM، توسط hoghoghimatlab.)
پلمپ دفاتر به چه معناست؟
پس از ثبت شركت تجاري، يكي از اولين اقداماتي كه بايد انجام شود پلمپ دفاتر قانوني است. انجام اين كار ارتباطي با ميزان فعاليت شركت ندارد. يعني صرف نظر از اينكه شركت شما در حال حاضر فعال است يا خير، پلمپ دفاتر بايد انجام شود. در همين ابتداي امر بايد ذكر كنيم كه هيچ تفاوتي بين پلمپ دفاتر قانوني و پلمپ دفاتر تجاري وجود ندارد و در واقع هر دو به يك معنا هستند.
با اين اوصاف شايد از خودتان بپرسيد كه كه دفتر پلمپ چيست؟ همه شركتها و اشخاص حقيقي يا حقوقي براي ثبت هزينه‌ها و درآمدهاي خود در بازه‌هاي روزانه، هفتگي، ماهانه و سالانه و اظهار كردن آنها ملزم به وارد كردن اطلاعات حساب و كتاب خود در اين دفاتر هستند. اين دفاتر براي اينكه مورد قبول اداره ماليات قرار بگيرند و قابل استناد باشند بايد پلمپ شوند، يعني بايد به امضاي نماينده اداره ثبت برسد. اين دفاتر از اين جهت حائز اهميت است كه مانع هرگونه تقلب و جابجايي ثبت گزارش‌هاي مالي مي‌شود ولي در صورتي كه دفاتر قانوني پلمپ نشده باشند براي بازرسين مالياتي فاقد اعتبار خواهند بود.
در واقع دفاتر پلمپ اشاره به دفاتري دارد كه محل ورود اطلاعات مربوط به عملكرد مالي شركت است. دفاتر پلمپ شركت حاوي ريز ليست هزينه ها و در آمدهاي شركت است كه معيار محاسبه ماليات بر درآمد اشخاص حقيقي يا حقوقي به حساب مي‌آيد. بدين معني كه بر اساس قوانين مالياتي كشور هرشخص موظف است ۲۵% از سود خالص سالانه خود را به عنوان ماليات بپردازد و نحوه محاسبه سود خالص هر شخص يا شركت از تفريق درآمدها و هزينه هاي وي حاصل مي شود و اين هزينه ها و درآمدها در دفاتر پلمپ يافت مي شود و توسط مميز اداره ماليات هر ساله بررسي و بر همين اساس ميزان ماليات اشخاص حقوقي يا حقيقي معين مي گردد. پيش از اينكه بتوانيد از دفتر استفاده كنيد، نماينده اداره ثبت، دفاتر تجاري شما را مهر، امضا و شماره‌گذاري مي‌كند. سپس مي‌بايست اظهارنامه پلمپ دفاتر تكميل شده و به تاييد نماينده ثبت برسد. در ادامه دو طرف قيطان دفاتر با مهر وزارت دادگستري ممهور و منگنه مي‌شود به طوري كه عملا امكان جابجايي و دست‌بردن در صفحات وجود ندارد. حالا دفاتر قانوني شما آماده استفاده و ثبت رويدادهاي مالي بنگاه اقتصادي شماست. در پايان سال حتي اگر دفاتر سفيد باشند نيز بايد تحويل اداره ماليات شوند. به عبارتي مي‌توان گفت پلمپ دفاتر اجباري است حتي اگر شركت شما هيچ‌گونه فعاليت اقتصادي نداشته باشد.
در ادامه انواع دفاتر قانوني را همراه با تعاريف و كاربردهايشان براي شما شرح خواهيم داد. به طور كلي ۲ نوع دفتر داريم كه شامل دفاتر رسمي و غيررسمي است. در ادامه، دسته‌بندي اين دفاتر به صورت مشروح آمده است.
انواع دفاتر تجاري
الف) دفاتر رسمي
· دفتر روزنامه
دفتر روزنامه مهم‌ترين دفتر قانوني به شمار مي‌رود. اين دفتر از جمله دفاتري است كه بايد پلمپ شود و هر فعال اقتصادي بايد به صورت روزانه همه طلب‌ها، بدهي‌ها، مبادلات تجاري و معاملات مربوط به اسناد تجاري از جمله خريد، فروش، ضمانت و… را در آن ثبت كند.علاوه بر اين‌ها صادرات، واردات و تنخواه نيز در اين دفتر قيد مي‌شود. دو نوع دفتر روزنامه وجود دارد:
o دفتر روزنامه عمومي
اين دفتر مخصوص ثبت كليه معاملات و عمليات‌هاي مالي است.
o دفتر روزنامه اختصاصي
در اين دفتر عمليات مختلف به تفكيك نوع معامله ثبت مي‌شود. دفتر روزنامه عمليات‌هاي مالي خريد، دفتر روزنامه عمليات‌هاي مالي فروش دفتر روزنامه پرداخت‌هاي نقدي يا دريافت‌هاي نقدي هركدام دفتر روزنامه اختصاصي به شمار مي‌روند.
· دفتر كل
دفتر كل يكي ديگر از دفاتر رسمي است كه بايد پلمپ شود. دفتر كل دفتري است كه كليه عمليات مالي ثبت شده در دفتر روزنامه به آن منتقل مي‌شود. دفتر كل همان دفتري است كه صورت‌هاي مالي و مانده‌حساب از آن استخراج مي‌شود. هر حساب در دفتر كل يك صفحه اختصاصي دارد و معاملات ثبت‌شده در دفتر روزنامه بايد حداقل هفته‌اي يك بار از دفتر روزنامه استخراج شده و با تعيين نوع معامله به طور خلاصه به صفحه مخصوص آن حساب در دفتر كل منتقل شود.
· دفتر دارايي
در حال حاضر دفتر دارايي وجود ندارد و اين دفتر جزو دفاتري كه بايد پلمپ شوند نيست. دفتر دارايي دفتري است كه فعال اقتصادي هر ساله، ليست كامل دارايي‌هاي منقول و غيرمنقول، بدهي‌ها و طلب‌ها را ريز به ريز در آن وارد مي‌كند.
· دفتر انديكاتور (دفتر كپيه)
دفتري است كه هر تاجري بايد كليه مخابرات، مراسلات و همچنين كليه صورتحساب هايي كه صادر مي نمايد را با رعايت تاريخ در آن ثبت نمايد. همچنين تاجر بايد كليه مراسلات و مخابرات و صورتحساب هاي وارده خود را به ترتيب تاريخ ورود آن ها مرتب كند و در لفاف مخصوصي ضبط و نگهداري نمايد. اين دفتر نيز پلمپ نمي‌شود.
ب)دفاتر غير رسمي
· دفتر معين
دفتر معين جزو دفاتر قانوني غيررسمي است و كاربرد آن مجزا كردن حساب‌هاي دفتر كل است. از دفاتر معين براي استخراج اطلاعات جزيي از دفتر كل استفاده مي‌شود. دفاتر معين به ۳ دسته تقسيم مي‌شوند:
o دفتر معين بدهكاران
o دفتر معين بستانكاران
o دفتر معين اموال
به طور كلي مي‌توان گفت عملا، گرفتن و پلمب تنها ۲ دفتر براي شركتها الزامي است. دفتر روزنامه و دفتر كل.
راهنماي مراحل پلمب دفاتر قانوني
براي اين كار متقاضي بايد به سايت سازمان ثبت اسناد و املاك كشور مراجعه كرده و در بخش پذيرش اظهارنامه پلمب دفاتر قانوني، اطلاعات متقاضي پلمب دفتر را در فرم مربوطه وارد كند. در اين بخش بسته به اينكه متقاضي شخص حقيقي يا حقوقي باشد اطلاعات دريافتي از وي تفاوت دارد. در ادامه راهنماي پلمب دفاتر قانوني آمده است.
گام اول: اطلاعات متقاضي پلمب دفتر
در مرحله اول نخستين بخشي كه بايد تكميل شود تعيين نوع شخص متقاضي است. نوع شخص متقاضي مي تواند يكي از موارد زير باشد:
حقيقي
شخصيت حقوقي ثبت شده در مرجع ثبت شركتها
شخصيت حقوقي غير از مرجع ثبت شركتها
شعبه شخصيت حقوقي مرجع ثبت شركتها
پس از انتخاب نوع شخص متقاضي بايد نوع تقويم مالي (شمسي يا ميلادي) و شروع سال مالي را دقيقا مشخص كنيد. شروع سال، ماه و روز مالي بايد بر اساس چيزي كه در اساسنامه شخصيت حقوقي ثبت شده انتخاب شود. پايان سال مالي پس از تعيين شروع سال مالي به صورت خودكار محاسبه مي‌شود.
حال بايد تابعيت متقاضي را مشخص كرده و شماره همراه را وارد كنيد. دقت كنيد كليه پيامك‌هاي مربوط به مراحل انجام كار به شماره‌اي كه در اين مرحله وارد كرده‌ايد ارسال مي‌شود.
متقاضيان حقيقي بايد مشخصات فردي خود را دقيقا مطابق كارت ملي خود وارد كنند. بديهي است در صورتي كه اطلاعات ثبت شده با استعلام ثبت احوال مغاير باشد موجب رد درخواست مي‌شود. نكته ديگري كه بايد مورد توجه متقاضيان حقيقي پلمب دفاتر باشد نام تجارتخانه است. چون وارد كردن عناويني مانند شركت، موسسه و مانند اين‌ها در اين بخش موجب رد درخواست شما مي‌شود.
در مورد وارد كردن آدرس محل دريافت دفاتر پلمب شده لازم است بدانيد دفاتر صرفا به آدرسي كه در اين بخش وارد كرده‌ايد ارسال مي‌شود پس آدرس خود را به صورت دقيق و با جزييات لازم در اين بخش وارد كنيد تا از مشكلات بعدي تا حد امكان جلوگيري شود.
در مورد شخصيت حقوقي ثبت شده در مرجع ثبت شركتها علاوه بر نكات پيش گفته لازم است كه شناسه ملي را وارد كنيد.
پس از تكميل همه بخش‌هاي اين مرحله روي گام بعدي كليك كنيد تا به مرحله بعد برويد.
توجه داشته باشيد كه اطلاعات وارد شده در اين بخش بايد مطابق اطلاعات صحيح شركت باشد در غير اين‌صورت با خطا مواجه مي‌شويد و نمي‌توانيد از اين مرحله عبور كنيد.
گام دوم: اطلاعات شخصيت حقوقي
در اين مرحله اطلاعات شخص حقوقي بر اساس اطلاعاتي كه در گام اول وارد كرده‌ايد به شما نمايش داده مي‌شود. اطلاعات مربوطه را به دقت بررسي كرده و در صورت تاييد تيك گزينه «تاييد اطلاعات شخصيت حقوقي» را بزنيد. توجه داشته باشيد در گام بعدي بر اساس همين اطلاعات «شماره پيگيري» به درخواست شما اختصاص داده مي شود.
گام سوم: اطلاعات تكميل‌كننده اظهارنامه پلمب
همان‌طور كه گفتيم در اين مرحله مي‌توانيد شماره پيگيري خود را مشاهده كنيد. علاوه بر اين در اين گام مي‌بايست سمت تكميل‌كننده اظهارنامه مشخص و اطلاعات مربوط به يكي از اعضاي هيات مديره در اين بخش وارد شود. اطلاعات ساير اعضاي هيات مديره در گام بعد وارد خواهد شد.
گام چهارم: هيات مديره شركت يا موسسه
با توجه به اينكه درخواست پلمب دفتر مربوط به شخص حقيقي است يا حقوقي اطلاعات لازم براي اين مرحله وارد مي‌شود. پس از وارد كردن اطلاعات هر كدام از اعضاي هيات مديره شركت يا موسسه دكمه «ثبت اطلاعات شخص» را بزنيد.
توجه كنيد اطلاعات اشخاص با تابعيت ايراني، با كد ملي (براي اشخاص حقيقي) يا شناسه ملي (براي اشخاص حقوقي) و اطلاعات اشخاص با تابعيت غيرايراني با كد فراگير ملي ثبت شود.
كد فراگير ملي را مي توانيد از سايت سازمان امور مالياتي اخذ كنيد.
گام پنجم: سمت اعضاي هيات مديره شركت يا موسسه
در اين گام بايد سمت و مدت تصدي را مشخص كنيد. پس از تكميل اطلاعات هر شخص روي «ثبت سمت شخص» كليك كنيد تا اطلاعات وي در سامانه ثبت شود.
گام ششم: دفتر مورد تقاضا
در اين گام نوع دفتر مورد تقاضا كه شامل دفتر كل و دفتر روزنامه است تعيين مي‌شود. متقاضي علاوه بر تعيين نوع دفتر مي‌بايست تعداد برگ‌هاي دفتر و تعداد جلدهاي دفتر مذكور را نيز معين كند. پس از ورود اطلاعات روي «ذخيره دفتر مورد تقاضا» كليك كنيد. لازم به ذكر است امكان ثبت تقاضا براي پلمب دفاتر خاص نيز وجود دارد.
گام هفتم: تاييد صحت اطلاعات
در اين گام متقاضي بايد صحت اطلاعات خود را تاييد كند. اين كار با كليك روي «تاييد اظهارنامه پلمب دفتر تجاري و مدارك موردنياز» انجام مي‌شود.
اين مرحله يك بخش ديگر را نيز شامل مي‌شود. در بخش مدارك مورد نياز مداركي را كه متقاضي بايد آماده و ارسال كند بسته به اينكه شخص حقيقي است يا حقوقي معين شده است. در ادامه مدارك مورد نياز براي متقاضي حقيقي و حقوقي دفاتر پلمب آمده است.
مدارك لازم براي پلمب دفاتر قانوني
همان‌طور كه گفتيم كليه افراد حقيقي و حقوقي بايد دفاتر قانوني را دريافت و پلمب كنند. پيش از هر چيز بايد به صورت اينترنتي براي دريافت دفاتر از طريق سايت سازمان ثبت اسناد و املاك كشور اقدام كرده و پس از طي مراحلي كه در بخش قبل گفتيم كد رهگيري دريافت كنيد. در ادامه مدارك لازم براي پلمب دفاتر قانوني براي افراد حقيقي و حقوقي آمده است.
مدارك لازم براي پلمب دفاتر قانوني افراد حقيقي
كپي كارت ملي
كپي شناسنامه
اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتي كه از سامانه دريافت كرده‌ايد (اظهارنامه بايد به امضاي متقاضي رسيده باشد)
فرم تكميل‌شده اظهارنامه پلمب
مدارك لازم براي پلمب دفاتر قانوني افراد حقوقي
كپي كارت ملي مدير عامل
اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتي كه از سامانه دريافت كرده‌ايد (اظهارنامه بايد به امضاي يكي از مديران شركت رسيده باشد)
كپي روزنامه رسمي آخرين تغييرات ثبتي شركت (در خصوص تغيير مديران، دارندگان امضا، نام، نوع شخصيت حقوقي و مركز اصلي)
اصل يا تصوير مصدق وكالت‌نامه و يا معرفي‌نامه (در خصوص اشخاص حقوقي دولتي)
پس از پذيرش نهايي، چاپ رسيد پذيرش درخواست پلمب و چاپ اظهارنامه پلمب دفتر تجاري و ساير مدارك پيش‌گفته بايد به سازمان ارسال شود.
توجه داشته باشيد بعد از ارسال و پست مدارك، درج باركد پستي و تاريخ تحويل مدارك به پست در سامانه الزامي است.
هزينه هاي پلمب دفاتر تجاري
هزينه هاي لازم براي پلمب دفاتر قانوني بعد از تاييد كارشناس مربوطه مشخص و دفاتر پلمب شده بعد از پرداخت اينترنتي هزينه پلمب دفاتر از طريق پست پيشتاز براي متقاضي ارسال مي‌شود.
زمان پلمب دفاتر قانوني
اسفند ماه هر سال آخرين مهلت درخواست متقاضيان براي دفاتر قانوني سال مالي بعدي است. هم‌زمان با اين اقدام بايد براي پلمب دفاتر سال ملي بعد نيز اقدام كنيد و تا قبل از پايان سال درخواست خود را به اداره ثبت تحويل دهيد.
اين امر در مورد شركت‌هايي كه هنوز فعاليت خود را شروع نكرده‌اند نيز صادق است. در واقع عدم فعاليت شركت ناظر به گذشته است و نمي‌توان نسبت به آينده يا سال مالي بعد اعلام عدم فعاليت كرد. از طرفي عدم فعاليت شركت بايد در ۴ ماه اول سال مالي بعد يعني مهلت قانوني تعيين شده اعلام شود و خارج از اين بازه شركت مشمول جريمه مالياتي خواهد شد. به عنوان مثال عدم فعاليت سال ۱۳۹۷ يعني از اول فروردين ۹۷ تا آخر اسفند ۹۷ مي‌بايست تا ۳۱ تير ۱۳۹۸ با تسليم اظهارنامه مالياتي عدم فعاليت و دفاتر مالي اظهار شود.
پلمپ دفاتر
ثبت شركت
پس از ثبت شركت تجاري، يكي از اولين اقداماتي كه بايد انجام شود پلمپ دفاتر قانوني است. انجام اين كار ارتباطي با ميزان فعاليت شركت ندارد. يعني صرف نظر از اينكه شركت شما در حال حاضر فعال است يا خير، پلمپ دفاتر بايد انجام شود. در همين ابتداي امر بايد ذكر كنيم كه هيچ تفاوتي بين پلمپ دفاتر قانوني و پلمپ دفاتر تجاري وجود ندارد و در واقع هر دو به يك معنا هستند.
با اين اوصاف شايد از خودتان بپرسيد كه كه دفتر پلمپ چيست؟ همه شركتها و اشخاص حقيقي يا حقوقي براي ثبت هزينه‌ها و درآمدهاي خود در بازه‌هاي روزانه، هفتگي، ماهانه و سالانه و اظهار كردن آنها ملزم به وارد كردن اطلاعات حساب و كتاب خود در اين دفاتر هستند. اين دفاتر براي اينكه مورد قبول اداره ماليات قرار بگيرند و قابل استناد باشند بايد پلمپ شوند، يعني بايد به امضاي نماينده اداره ثبت برسد. اين دفاتر از اين جهت حائز اهميت است كه مانع هرگونه تقلب و جابجايي ثبت گزارش‌هاي مالي مي‌شود ولي در صورتي كه دفاتر قانوني پلمپ نشده باشند براي بازرسين مالياتي فاقد اعتبار خواهند بود.
در واقع دفاتر پلمپ اشاره به دفاتري دارد كه محل ورود اطلاعات مربوط به عملكرد مالي شركت است. دفاتر پلمپ شركت حاوي ريز ليست هزينه ها و در آمدهاي شركت است كه معيار محاسبه ماليات بر درآمد اشخاص حقيقي يا حقوقي به حساب مي‌آيد. بدين معني كه بر اساس قوانين مالياتي كشور هرشخص موظف است ۲۵% از سود خالص سالانه خود را به عنوان ماليات بپردازد و نحوه محاسبه سود خالص هر شخص يا شركت از تفريق درآمدها و هزينه هاي وي حاصل مي شود و اين هزينه ها و درآمدها در دفاتر پلمپ يافت مي شود و توسط مميز اداره ماليات هر ساله بررسي و بر همين اساس ميزان ماليات اشخاص حقوقي يا حقيقي معين مي گردد. پيش از اينكه بتوانيد از دفتر استفاده كنيد، نماينده اداره ثبت، دفاتر تجاري شما را مهر، امضا و شماره‌گذاري مي‌كند. سپس مي‌بايست اظهارنامه پلمپ دفاتر تكميل شده و به تاييد نماينده ثبت برسد. در ادامه دو طرف قيطان دفاتر با مهر وزارت دادگستري ممهور و منگنه مي‌شود به طوري كه عملا امكان جابجايي و دست‌بردن در صفحات وجود ندارد. حالا دفاتر قانوني شما آماده استفاده و ثبت رويدادهاي مالي بنگاه اقتصادي شماست. در پايان سال حتي اگر دفاتر سفيد باشند نيز بايد تحويل اداره ماليات شوند. به عبارتي مي‌توان گفت پلمپ دفاتر اجباري است حتي اگر شركت شما هيچ‌گونه فعاليت اقتصادي نداشته باشد.
در ادامه انواع دفاتر قانوني را همراه با تعاريف و كاربردهايشان براي شما شرح خواهيم داد. به طور كلي ۲ نوع دفتر داريم كه شامل دفاتر رسمي و غيررسمي است. در ادامه، دسته‌بندي اين دفاتر به صورت مشروح آمده است.
انواع دفاتر تجاري
الف) دفاتر رسمي
· دفتر روزنامه
دفتر روزنامه مهم‌ترين دفتر قانوني به شمار مي‌رود. اين دفتر از جمله دفاتري است كه بايد پلمپ شود و هر فعال اقتصادي بايد به صورت روزانه همه طلب‌ها، بدهي‌ها، مبادلات تجاري و معاملات مربوط به اسناد تجاري از جمله خريد، فروش، ضمانت و… را در آن ثبت كند.علاوه بر اين‌ها صادرات، واردات و تنخواه نيز در اين دفتر قيد مي‌شود. دو نوع دفتر روزنامه وجود دارد:
o دفتر روزنامه عمومي
اين دفتر مخصوص ثبت كليه معاملات و عمليات‌هاي مالي است.
o دفتر روزنامه اختصاصي
در اين دفتر عمليات مختلف به تفكيك نوع معامله ثبت مي‌شود. دفتر روزنامه عمليات‌هاي مالي خريد، دفتر روزنامه عمليات‌هاي مالي فروش دفتر روزنامه پرداخت‌هاي نقدي يا دريافت‌هاي نقدي هركدام دفتر روزنامه اختصاصي به شمار مي‌روند.
· دفتر كل
دفتر كل يكي ديگر از دفاتر رسمي است كه بايد پلمپ شود. دفتر كل دفتري است كه كليه عمليات مالي ثبت شده در دفتر روزنامه به آن منتقل مي‌شود. دفتر كل همان دفتري است كه صورت‌هاي مالي و مانده‌حساب از آن استخراج مي‌شود. هر حساب در دفتر كل يك صفحه اختصاصي دارد و معاملات ثبت‌شده در دفتر روزنامه بايد حداقل هفته‌اي يك بار از دفتر روزنامه استخراج شده و با تعيين نوع معامله به طور خلاصه به صفحه مخصوص آن حساب در دفتر كل منتقل شود.
· دفتر دارايي
در حال حاضر دفتر دارايي وجود ندارد و اين دفتر جزو دفاتري كه بايد پلمپ شوند نيست. دفتر دارايي دفتري است كه فعال اقتصادي هر ساله، ليست كامل دارايي‌هاي منقول و غيرمنقول، بدهي‌ها و طلب‌ها را ريز به ريز در آن وارد مي‌كند.
· دفتر انديكاتور (دفتر كپيه)
دفتري است كه هر تاجري بايد كليه مخابرات، مراسلات و همچنين كليه صورتحساب هايي كه صادر مي نمايد را با رعايت تاريخ در آن ثبت نمايد. همچنين تاجر بايد كليه مراسلات و مخابرات و صورتحساب هاي وارده خود را به ترتيب تاريخ ورود آن ها مرتب كند و در لفاف مخصوصي ضبط و نگهداري نمايد. اين دفتر نيز پلمپ نمي‌شود.
ب)دفاتر غير رسمي
· دفتر معين
دفتر معين جزو دفاتر قانوني غيررسمي است و كاربرد آن مجزا كردن حساب‌هاي دفتر كل است. از دفاتر معين براي استخراج اطلاعات جزيي از دفتر كل استفاده مي‌شود. دفاتر معين به ۳ دسته تقسيم مي‌شوند:
o دفتر معين بدهكاران
o دفتر معين بستانكاران
o دفتر معين اموال
به طور كلي مي‌توان گفت عملا، گرفتن و پلمب تنها ۲ دفتر براي شركتها الزامي است. دفتر روزنامه و دفتر كل.
راهنماي مراحل پلمب دفاتر قانوني
براي اين كار متقاضي بايد به سايت سازمان ثبت اسناد و املاك كشور مراجعه كرده و در بخش پذيرش اظهارنامه پلمب دفاتر قانوني، اطلاعات متقاضي پلمب دفتر را در فرم مربوطه وارد كند. در اين بخش بسته به اينكه متقاضي شخص حقيقي يا حقوقي باشد اطلاعات دريافتي از وي تفاوت دارد. در ادامه راهنماي پلمب دفاتر قانوني آمده است.
گام اول: اطلاعات متقاضي پلمب دفتر
در مرحله اول نخستين بخشي كه بايد تكميل شود تعيين نوع شخص متقاضي است. نوع شخص متقاضي مي تواند يكي از موارد زير باشد:
حقيقي
شخصيت حقوقي ثبت شده در مرجع ثبت شركتها
شخصيت حقوقي غير از مرجع ثبت شركتها
شعبه شخصيت حقوقي مرجع ثبت شركتها
پس از انتخاب نوع شخص متقاضي بايد نوع تقويم مالي (شمسي يا ميلادي) و شروع سال مالي را دقيقا مشخص كنيد. شروع سال، ماه و روز مالي بايد بر اساس چيزي كه در اساسنامه شخصيت حقوقي ثبت شده انتخاب شود. پايان سال مالي پس از تعيين شروع سال مالي به صورت خودكار محاسبه مي‌شود.
حال بايد تابعيت متقاضي را مشخص كرده و شماره همراه را وارد كنيد. دقت كنيد كليه پيامك‌هاي مربوط به مراحل انجام كار به شماره‌اي كه در اين مرحله وارد كرده‌ايد ارسال مي‌شود.
متقاضيان حقيقي بايد مشخصات فردي خود را دقيقا مطابق كارت ملي خود وارد كنند. بديهي است در صورتي كه اطلاعات ثبت شده با استعلام ثبت احوال مغاير باشد موجب رد درخواست مي‌شود. نكته ديگري كه بايد مورد توجه متقاضيان حقيقي پلمب دفاتر باشد نام تجارتخانه است. چون وارد كردن عناويني مانند شركت، موسسه و مانند اين‌ها در اين بخش موجب رد درخواست شما مي‌شود.
در مورد وارد كردن آدرس محل دريافت دفاتر پلمب شده لازم است بدانيد دفاتر صرفا به آدرسي كه در اين بخش وارد كرده‌ايد ارسال مي‌شود پس آدرس خود را به صورت دقيق و با جزييات لازم در اين بخش وارد كنيد تا از مشكلات بعدي تا حد امكان جلوگيري شود.
در مورد شخصيت حقوقي ثبت شده در مرجع ثبت شركتها علاوه بر نكات پيش گفته لازم است كه شناسه ملي را وارد كنيد.
پس از تكميل همه بخش‌هاي اين مرحله روي گام بعدي كليك كنيد تا به مرحله بعد برويد.
توجه داشته باشيد كه اطلاعات وارد شده در اين بخش بايد مطابق اطلاعات صحيح شركت باشد در غير اين‌صورت با خطا مواجه مي‌شويد و نمي‌توانيد از اين مرحله عبور كنيد.
گام دوم: اطلاعات شخصيت حقوقي
در اين مرحله اطلاعات شخص حقوقي بر اساس اطلاعاتي كه در گام اول وارد كرده‌ايد به شما نمايش داده مي‌شود. اطلاعات مربوطه را به دقت بررسي كرده و در صورت تاييد تيك گزينه «تاييد اطلاعات شخصيت حقوقي» را بزنيد. توجه داشته باشيد در گام بعدي بر اساس همين اطلاعات «شماره پيگيري» به درخواست شما اختصاص داده مي شود.
گام سوم: اطلاعات تكميل‌كننده اظهارنامه پلمب
همان‌طور كه گفتيم در اين مرحله مي‌توانيد شماره پيگيري خود را مشاهده كنيد. علاوه بر اين در اين گام مي‌بايست سمت تكميل‌كننده اظهارنامه مشخص و اطلاعات مربوط به يكي از اعضاي هيات مديره در اين بخش وارد شود. اطلاعات ساير اعضاي هيات مديره در گام بعد وارد خواهد شد.
گام چهارم: هيات مديره شركت يا موسسه
با توجه به اينكه درخواست پلمب دفتر مربوط به شخص حقيقي است يا حقوقي اطلاعات لازم براي اين مرحله وارد مي‌شود. پس از وارد كردن اطلاعات هر كدام از اعضاي هيات مديره شركت يا موسسه دكمه «ثبت اطلاعات شخص» را بزنيد.
توجه كنيد اطلاعات اشخاص با تابعيت ايراني، با كد ملي (براي اشخاص حقيقي) يا شناسه ملي (براي اشخاص حقوقي) و اطلاعات اشخاص با تابعيت غيرايراني با كد فراگير ملي ثبت شود.
كد فراگير ملي را مي توانيد از سايت سازمان امور مالياتي اخذ كنيد.
گام پنجم: سمت اعضاي هيات مديره شركت يا موسسه
در اين گام بايد سمت و مدت تصدي را مشخص كنيد. پس از تكميل اطلاعات هر شخص روي «ثبت سمت شخص» كليك كنيد تا اطلاعات وي در سامانه ثبت شود.
گام ششم: دفتر مورد تقاضا
در اين گام نوع دفتر مورد تقاضا كه شامل دفتر كل و دفتر روزنامه است تعيين مي‌شود. متقاضي علاوه بر تعيين نوع دفتر مي‌بايست تعداد برگ‌هاي دفتر و تعداد جلدهاي دفتر مذكور را نيز معين كند. پس از ورود اطلاعات روي «ذخيره دفتر مورد تقاضا» كليك كنيد. لازم به ذكر است امكان ثبت تقاضا براي پلمب دفاتر خاص نيز وجود دارد.
گام هفتم: تاييد صحت اطلاعات
در اين گام متقاضي بايد صحت اطلاعات خود را تاييد كند. اين كار با كليك روي «تاييد اظهارنامه پلمب دفتر تجاري و مدارك موردنياز» انجام مي‌شود.
اين مرحله يك بخش ديگر را نيز شامل مي‌شود. در بخش مدارك مورد نياز مداركي را كه متقاضي بايد آماده و ارسال كند بسته به اينكه شخص حقيقي است يا حقوقي معين شده است. در ادامه مدارك مورد نياز براي متقاضي حقيقي و حقوقي دفاتر پلمب آمده است.
مدارك لازم براي پلمب دفاتر قانوني
همان‌طور كه گفتيم كليه افراد حقيقي و حقوقي بايد دفاتر قانوني را دريافت و پلمب كنند. پيش از هر چيز بايد به صورت اينترنتي براي دريافت دفاتر از طريق سايت سازمان ثبت اسناد و املاك كشور اقدام كرده و پس از طي مراحلي كه در بخش قبل گفتيم كد رهگيري دريافت كنيد. در ادامه مدارك لازم براي پلمب دفاتر قانوني براي افراد حقيقي و حقوقي آمده است.
مدارك لازم براي پلمب دفاتر قانوني افراد حقيقي
كپي كارت ملي
كپي شناسنامه
اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتي كه از سامانه دريافت كرده‌ايد (اظهارنامه بايد به امضاي متقاضي رسيده باشد)
فرم تكميل‌شده اظهارنامه پلمب
مدارك لازم براي پلمب دفاتر قانوني افراد حقوقي
كپي كارت ملي مدير عامل
اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتي كه از سامانه دريافت كرده‌ايد (اظهارنامه بايد به امضاي يكي از مديران شركت رسيده باشد)
كپي روزنامه رسمي آخرين تغييرات ثبتي شركت (در خصوص تغيير مديران، دارندگان امضا، نام، نوع شخصيت حقوقي و مركز اصلي)
اصل يا تصوير مصدق وكالت‌نامه و يا معرفي‌نامه (در خصوص اشخاص حقوقي دولتي)
پس از پذيرش نهايي، چاپ رسيد پذيرش درخواست پلمب و چاپ اظهارنامه پلمب دفتر تجاري و ساير مدارك پيش‌گفته بايد به سازمان ارسال شود.
توجه داشته باشيد بعد از ارسال و پست مدارك، درج باركد پستي و تاريخ تحويل مدارك به پست در سامانه الزامي است.
هزينه هاي پلمب دفاتر تجاري
هزينه هاي لازم براي پلمب دفاتر قانوني بعد از تاييد كارشناس مربوطه مشخص و دفاتر پلمب شده بعد از پرداخت اينترنتي هزينه پلمب دفاتر از طريق پست پيشتاز براي متقاضي ارسال مي‌شود.
زمان پلمب دفاتر قانوني
اسفند ماه هر سال آخرين مهلت درخواست متقاضيان براي دفاتر قانوني سال مالي بعدي است. هم‌زمان با اين اقدام بايد براي پلمب دفاتر سال ملي بعد نيز اقدام كنيد و تا قبل از پايان سال درخواست خود را به اداره ثبت تحويل دهيد.
اين امر در مورد شركت‌هايي كه هنوز فعاليت خود را شروع نكرده‌اند نيز صادق است. در واقع عدم فعاليت شركت ناظر به گذشته است و نمي‌توان نسبت به آينده يا سال مالي بعد اعلام عدم فعاليت كرد. از طرفي عدم فعاليت شركت بايد در ۴ ماه اول سال مالي بعد يعني مهلت قانوني تعيين شده اعلام شود و خارج از اين بازه شركت مشمول جريمه مالياتي خواهد شد. به عنوان مثال عدم فعاليت سال ۱۳۹۷ يعني از اول فروردين ۹۷ تا آخر اسفند ۹۷ مي‌بايست تا ۳۱ تير ۱۳۹۸ با تسليم اظهارنامه مالياتي عدم فعاليت و دفاتر مالي اظهار شود.
پلمپ دفاتر
ثبت شركت