02-02-2020, 01:59 AM
اسناد و مدارک مثبته اسناد و مدارک نشان‌دهنده وقوع رویداد مالی هستند و با استفاده از آنها میتوان رویداد مالی را شناسایی، اندازه گیری و ثبت نمود. رویداد مالی به رویدادهایی گفته میشود که باعث تغییر در دارایی، بدهی یا حقوق صاحبان سهام واحدهای اقتصادی میشود. با استفاده از قابلیت شناسایی در اسناد و مدارک مثبته میتوان به نوع رویداد مالی و زمان وقوع آن پی برد. با استفاده از قابلیت اندازه گیری میتوان معادل ریالی تاثیر رویداد مالی بر دارایی، بدهی یا حقوق صاحیان سهام را تعیین و در نهایت با استفاده از این اطلاعات آن را ثبت نمود.
انواع اسناد و مدارک مثبته و مراحل آماده شدن
اسناد و مدارک مثبته در انواع و شکلهای مختلفی از جمله به صورت دست نویس یا چاپی وجود دارد. نمونه دست نویس، رسید انبار تکمیل و امضا شده توسط مسئول انبار یا دستور کتبی مدیریت مبنی بر تعلق پاداش به پرسنل و نمونه چاپی آن فاکتور فروش رسمی موضوع ماده ۱۶۹ مکرر قانون مالیاتهای مستقیم است که به صورت نرم افزاری تکمیل شده است. مراحل آماده شدن اسناد و مدارک مثبته در رویدادهای مالی مشابه در بسیاری از شرکتها تا حد زیادی یکسان است و تفاوت بیشتر در شکل ظاهری اسناد و مدارک میباشد. مثلا مرحله آماده شدن اسناد و مدارک برای محاسبه حقوق و دستمزد در بسیاری از شرکتها به شرح زیر است:
استخراج اطلاعات کارکرد، مرخصی، ماموریت، اضافه کار، کسر کار و … و دریافت تاییدیه از مسئول مربوطه
محاسبه حقوق و مزایا و کسورات و دریافت تاییدیه از مسئول مربوطه
بررسی و تایید محاسبات انجام شده توسط مسئول مربوطه
صدور دستور پرداخت
پرداخت حقوق
در هر یک از مراحل فوق اسناد و مدارک آن مرحله تهیه میشود تا در نهایت مقدار حقوق و مزایا تعیین، پرداخت و ثبت شود.
ارزش اسناد و مدارک مثبته:
ارزش اسناد و مدارک مثبته بر اساس کاربرد و استفاده کنندگان از آن تعیین میشود و برای همه یکسان نیست. مثلا اسناد و مدارک مربوط به تنخواه برای تنخواه گردان و حسابداری که قصد ثبت آن را دارد با ارزش است اما همین اسناد هیچ ارزشی برای واحد فروش ندارد یا برخی از اسناد و مدارکی که در زمان رسیدگی مالیاتی ارائه میشود برای مسائل مالیاتی بسیار با ارزش است اما همین اسناد ممکن است در زمان رسیدگی به بیمه تامین اجتماعیشرکت هیچ ارزشی نداشته باشد.
کفایت اسناد و مدارک مثبته
این عبارت به این معنی است که اسناد و مدارک مثبته باید به نحوی باشند که به صورت واضح و دقیق برای شناسایی، اندازه گیری، ثبت و بررسی صحت رویداد مالی کافی باشد و همچنین در صورت نیاز بتوان برای پیگیری بعدی از آنها استفاده کرد. همانطور که ارزش اسناد برای افراد یکسان نیست کفایت اسناد هم برای افراد متفاوت است.
سایر ویژگیهای اسناد و مدارک مثبته:
در اسناد و مدارک باید به وضوح رویداد مالی قابل تشخیص بوده و مبلغ دقیق آن هم قابل تعیین باشد
اسناد و مدارک مثبته برای هر رویداد مالی با رویداد دیگر تفاوت دارد
نوع اسناد و مدارک مثبته بر اساس رویدادها تعیین میشود
انواع اسناد و مدارک مثبته و مراحل آماده شدن
اسناد و مدارک مثبته در انواع و شکلهای مختلفی از جمله به صورت دست نویس یا چاپی وجود دارد. نمونه دست نویس، رسید انبار تکمیل و امضا شده توسط مسئول انبار یا دستور کتبی مدیریت مبنی بر تعلق پاداش به پرسنل و نمونه چاپی آن فاکتور فروش رسمی موضوع ماده ۱۶۹ مکرر قانون مالیاتهای مستقیم است که به صورت نرم افزاری تکمیل شده است. مراحل آماده شدن اسناد و مدارک مثبته در رویدادهای مالی مشابه در بسیاری از شرکتها تا حد زیادی یکسان است و تفاوت بیشتر در شکل ظاهری اسناد و مدارک میباشد. مثلا مرحله آماده شدن اسناد و مدارک برای محاسبه حقوق و دستمزد در بسیاری از شرکتها به شرح زیر است:
استخراج اطلاعات کارکرد، مرخصی، ماموریت، اضافه کار، کسر کار و … و دریافت تاییدیه از مسئول مربوطه
محاسبه حقوق و مزایا و کسورات و دریافت تاییدیه از مسئول مربوطه
بررسی و تایید محاسبات انجام شده توسط مسئول مربوطه
صدور دستور پرداخت
پرداخت حقوق
در هر یک از مراحل فوق اسناد و مدارک آن مرحله تهیه میشود تا در نهایت مقدار حقوق و مزایا تعیین، پرداخت و ثبت شود.
ارزش اسناد و مدارک مثبته:
ارزش اسناد و مدارک مثبته بر اساس کاربرد و استفاده کنندگان از آن تعیین میشود و برای همه یکسان نیست. مثلا اسناد و مدارک مربوط به تنخواه برای تنخواه گردان و حسابداری که قصد ثبت آن را دارد با ارزش است اما همین اسناد هیچ ارزشی برای واحد فروش ندارد یا برخی از اسناد و مدارکی که در زمان رسیدگی مالیاتی ارائه میشود برای مسائل مالیاتی بسیار با ارزش است اما همین اسناد ممکن است در زمان رسیدگی به بیمه تامین اجتماعیشرکت هیچ ارزشی نداشته باشد.
کفایت اسناد و مدارک مثبته
این عبارت به این معنی است که اسناد و مدارک مثبته باید به نحوی باشند که به صورت واضح و دقیق برای شناسایی، اندازه گیری، ثبت و بررسی صحت رویداد مالی کافی باشد و همچنین در صورت نیاز بتوان برای پیگیری بعدی از آنها استفاده کرد. همانطور که ارزش اسناد برای افراد یکسان نیست کفایت اسناد هم برای افراد متفاوت است.
سایر ویژگیهای اسناد و مدارک مثبته:
در اسناد و مدارک باید به وضوح رویداد مالی قابل تشخیص بوده و مبلغ دقیق آن هم قابل تعیین باشد
اسناد و مدارک مثبته برای هر رویداد مالی با رویداد دیگر تفاوت دارد
نوع اسناد و مدارک مثبته بر اساس رویدادها تعیین میشود