اتوماسیون اداری فراگستر

[امید شعبانی]

1)) ذات تمامی نرم افزارها و کلاً خدمات الکترونیکی بسیار در حفظ محیط زیست و حتی آرامش و سلامت جامعه اثرگذار هستند ولی نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها بواسطه تاثیر مستقیمی که در این مهم دارد، جایگاه ویژه‌ای در بین سایر نرم‌افزارها دارد. میتوان با یک جمع و تفریق ساده ثابت کرد بود یا نبود یک نرم افزار اتوماسیون اداری بیواسطه ‌تر از آن چیزی که تصور می شود برمحیط زیستمان اثر می گذارد و سلامت جامعه را به خطر می‌اندازد.
می دانید که هر کاغذ A4 حدوداً ۵ گرم است و یک بسته کاغذ A4 وزنی معادل ۲٫۵ کیلوگرم دارد. پس با این حساب یک تن کاغذ ۴۰۰ بسته A4 میشود، که اگر ما در هر هفته در سال فقط ۴ بسته کاغذ A4، ۵۰۰ برگی در سازمان یا محل کارمان مصرف داشته باشیم! ما در یک سال ۱۵ درخت را قطع کرده‌ایم. بله ۱۵ درخت! آخر فراموش کردم بگویم برای یک تن کاغذ ۱۵ درخت قطع می شود.
حال اگراز نرم افزار اتوماسیون اداری برای ایجاد و گردش مکاتباتمان در سازمان یا شرکتمان استفاده کنیم، اگر هر ارجاع الکترونیکی را معادل یک کاغذ بدانیم (که این تشابه کاملاً هم صحیح است زیرا برای هر ارجاع دستی می بایست که یک کپی کاغذی گرفته شود) اگر روزانه سازمان ما ۱۰۰ نامه دریافت نماید که هر نامه فقط ۵ گردش یا ارجاع داشته باشد، ما در هر روز ۵۰۰ برگه کاغذ یعنی یک بسته کاغذ صرفه جویی کردیم. که با محاسبه برعکس قبل به زنده ماندن و برجا ماندن همان ۱۵ درخت در سال می رسیم.

2)) اتوماسیون اداری و افزایش بهره‌وری
اتوماسیون اداری ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل امور مرتبط با فعالیت‌های اداری هست که دارای مزایایی از قبیل پشتیبانی از اهداف و رسالت‌های سازمان، افزایش بهره‌وری، افزایش سودآوری، بهینه‌سازی کارکنان، بهبود سرعت که منجر به بازده در اداره می‌شود. بخشی از عمده‌ترین اطلاعات در گردش هر سازمان در قالب مکاتبات داخلی و خارجی سازمان صورت می‌گیرد و نرم‌افزارهای اتوماسیون به‌گونه‌ای طراحی و تولید گردیده‌اند تا بتوانند تمام نیازهای سازمان را تأمین کرده و لذا یک سیستم یکپارچه گردش اطلاعات تولید کنند.

3)) Outlook یا اتوماسیون اداری؟
همانطور که می دانید ارتباطات بین سازمان و افراد پیچیده شده است از این رو مکاتبه ها نیز افزایش یافته است. از سوی دیگر باید سوابق ارتباطات نیز نگهداری شود و دسترسی به آنها نیز آسان باشد بنابراین کسب و کارها برای سهولت در این کارها از اتوماسیون اداری استفاده می کنند.
outlook چیست؟
یکی از نرم افزارهایی که امروزه برای انجام مکاتبات استفاده می شود Outlook است که شرکت ماکروسافت آن را عرضه کرده و در اختیار کاربران قرار دارد. نسخه فعلی MS Outlook کارتابلی کامل و جامع برای مدیریت نامه ها، تماس ها و وظایف و حتی دارای تقویم است.
سادگی واسط کاربر برای کاربران کم تجربه و داشتن تمام امکانات مورد نیاز برای کاربران حرفه ای از ویژگی های اختصاصی این محصول است.
معرفی نرم افزار outlook:
از این محصول نه تنها به عناون یک ابزار شخصی، بلکه به عنوان یک ابزار سازمانی به صورت فراگیر استفاده می شود. اتصال ایمیل شخصی به Outlook در کنار ایمیل سازمانی، یا ایجاد یک تقویم شخصی برای کارها و قرار های روزمره در کنار تقویم سازمانی که چندین نفر می توانند با دسترسی های مختلف در سازمان به آن دسترسی داشته باشند.
حال آن که نامه ها، تقویم و وظایف کاری همه در سرور نگه داری و مدیریت می شود و می توان به آن ها از طریق Outlook دسترسی آنلاین و یا آفلاین داشت. این دسترسی از طریق موبایل و یا Tablet نیز میسر است.
اتوماسیون اداری یا outhook
البته باید گفت از اتوماسیون اداری نیز برای رهگیری نامه های سازمانی استفاده می شود. اتوماسیون دارای امکاناتی همچون دبیرخانه، دفاتر اندیکاتور، شکاره گذاری نامه ها، درخت ارجاع هاو … است بنابراین می تواند در پیگیری و رهگیری نامه ها و مکاتبه های سازمانی کمک شایانی کند. باید پذیرفت outlook می تواند جزوی از اتوماسیون اداری باشد.
این سوال مطرح است که آیا می توان از Outlook به صورت مستقل برای پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کرد؟
درست است که Outlook دارای امکانات زیاد مرتبط با واسط کاربری است و می تواند با متصل شدن به سرور در سازمان مکاتبه ها را مدیریت کند ولی به دلایلی نمی توان از آن به صورت مستقل برای پیاده سازی سامانه اتوماسیون اداری استفاده کرد.
مقایسه outlook و با اتوماسیون اداری:
با نرم افزار Outlook امکان نگهداری سلسله مراتب گردش بین نامه و مکاتبه ها به صورت فراگیر وجود ندارد. امکان اینکه بتوان برای نامه ها شماره ای تعریف کرد و الگوها و استاندارهای سفارشی سازمان را تعیین کرد، وجود ندارد. امکان اینکه بتوان نامه های صادره از وارده را جدا و تعریف جداگانه ای برای آنها تعریف کرد، وجود ندارد. امکان اینکه بتوان برای چاپ نامه ها به خصوص نامه های داخلی و صادر شده قالبی تعریف کرد، وجود ندارد.
نمی توان نامه هایی که از کارتابل ها ارسال شده را رهگیری و پیگیری و یا گردش کار آن را مشاهده کرد. امکان تعریف و استفاده از اطلاعات پایه مانند دبیرخانه، دفتر اندیکاتور و کاربران آن ها وجودندارد.
نمی توان درباره نامه ها گزارش تهیه کرد. امکاناتی مانند عطف نامه، درخت ارجاع ها، محرمانه بودن ندارد. محیط مناسب برای ثبت اطلاعات نامه های وارده و یا اسکن مستقیم آن نیز وجود ندارد.
بیشتر صحبت فوق بر این پایه است که outlook کلا از لحاظ امکانات و مزایا به نسبت اتوماسیون اداری قابل مقایسه نیست و بدیهی است وقتی امکانات وجود ندارد outlook آموزش نمی تواند گره ای را حل کند!
گفتنی است با استفاده از امکاناتی که اتوماسیون اداری دارد می توان کلیه پست ها و فایل های پست الکترونیک را روی اتوماسیون اداری دریافت کرد و فقط با اتوماسیون اداری تمام کار های مجموعه را مدیریت کرد.