20-08-2021, 12:53 PM
4-1) کسب اطمینان از قابلیت نظام در ایجاد یکپارچگی چرخه عمر مستندات. نظام باید تمامی چرخه عمر مستندات را در بر گیرد و فقط به محدوده خاصی از سازمان منحصر نشود.
2) اعتباربخشی تمامی نظامهای مدیریت محتوای الکترونیک. شرایطی باید ایجاد شود که از مستند بودن اطلاعات و نظام دستیابی و بازیابی آن اطمینان حاصل شود. 3) استقرار درگاه وب فراگیر برای انطباق سریع. برای کسب اطمینان از انطباق سریع نظام، در طراحی نظامهای نوین از رابط درگاه وب استفاده می‌شود که در تمام سازمان قابل دسترس است. با توجه به فراگیری وب در تمام دنیا، چنین سازکاری به انطباق هر چه بیشتر خواسته‌های کاربران و محتوای الکترونیک خواهد انجامید.
4) ایجاد چارچوب معماری قابل توسعه. در نظام مدیریت محتوا باید به یکپارچگی و هماهنگی معماری آن با معماری کسب و کار توجه کرد.
5) یکپارچه‌سازی مدیریت فناوری اطلاعات.
6) ایجاد سیاستها و رویه‌های موثر غیر رسمی. مطلوبیت فقط از طریق فناوری محقق نمی‌شود. این امر مستلزم اعمال سیاستها و روشهای اجرایی است. از این‌رو، اتخاذ و به کارگیری سیاستها و روشهای اجرایی شفاف برای ساماندهی مدیریت محتوا ضروری است.
7) ایجاد راهبرد جامع انتقال. در اغلب موارد، انتقال به‌عنوان تنها راه چاره در نظامهای مدیریت محتوا تلقی می‌شود. انتقال مستلزم توجه به نگارشها، امضای الکترونیک و فرایندهای اطلاعاتی دیگر مرتبط با سوابق است. از این‌رو، ضروری است راهبرد مشخصی برای انتقال محتوا مورد ملاحظه قرار گیرد و از اعمال سلیقه دوری شود.
8) دستیابی به توافق با همکاران راهبردی و عملیاتی در زمینه اتخاذ رویکردهای مشترک مدیریت محتوا.
9) طبقه‌بندی محتوای الکترونیک و اعمال سیاستها و روشهای امنیتی و دسترسی.
10) اعمال ابزارهای در دسترس در زمینه پردازش اسناد، کنترل چاپ و نسخه‌برداری و قانونمندی انتشار و جستجوی اطلاعات.
11) پرهیز از سفارشی‌سازی بیش از حد به‌منظور انعطاف‌پذیری در شرایط ضروری.
12) آموزش تمامی کاربران مجاز برای هماهنگی کامل با سیاستها و رویه‌های اجرایی.
2) اعتباربخشی تمامی نظامهای مدیریت محتوای الکترونیک. شرایطی باید ایجاد شود که از مستند بودن اطلاعات و نظام دستیابی و بازیابی آن اطمینان حاصل شود. 3) استقرار درگاه وب فراگیر برای انطباق سریع. برای کسب اطمینان از انطباق سریع نظام، در طراحی نظامهای نوین از رابط درگاه وب استفاده می‌شود که در تمام سازمان قابل دسترس است. با توجه به فراگیری وب در تمام دنیا، چنین سازکاری به انطباق هر چه بیشتر خواسته‌های کاربران و محتوای الکترونیک خواهد انجامید.
4) ایجاد چارچوب معماری قابل توسعه. در نظام مدیریت محتوا باید به یکپارچگی و هماهنگی معماری آن با معماری کسب و کار توجه کرد.
5) یکپارچه‌سازی مدیریت فناوری اطلاعات.
6) ایجاد سیاستها و رویه‌های موثر غیر رسمی. مطلوبیت فقط از طریق فناوری محقق نمی‌شود. این امر مستلزم اعمال سیاستها و روشهای اجرایی است. از این‌رو، اتخاذ و به کارگیری سیاستها و روشهای اجرایی شفاف برای ساماندهی مدیریت محتوا ضروری است.
7) ایجاد راهبرد جامع انتقال. در اغلب موارد، انتقال به‌عنوان تنها راه چاره در نظامهای مدیریت محتوا تلقی می‌شود. انتقال مستلزم توجه به نگارشها، امضای الکترونیک و فرایندهای اطلاعاتی دیگر مرتبط با سوابق است. از این‌رو، ضروری است راهبرد مشخصی برای انتقال محتوا مورد ملاحظه قرار گیرد و از اعمال سلیقه دوری شود.
8) دستیابی به توافق با همکاران راهبردی و عملیاتی در زمینه اتخاذ رویکردهای مشترک مدیریت محتوا.
9) طبقه‌بندی محتوای الکترونیک و اعمال سیاستها و روشهای امنیتی و دسترسی.
10) اعمال ابزارهای در دسترس در زمینه پردازش اسناد، کنترل چاپ و نسخه‌برداری و قانونمندی انتشار و جستجوی اطلاعات.
11) پرهیز از سفارشی‌سازی بیش از حد به‌منظور انعطاف‌پذیری در شرایط ضروری.
12) آموزش تمامی کاربران مجاز برای هماهنگی کامل با سیاستها و رویه‌های اجرایی.
