با کارمندی که زیاد غیبت می کند چکار کنیم؟

[healthybody123]

امروزه کارمندان به بهانه های مختلف غیبت می کنند و این مسئله، برای بسیاری از شرکت ها مشکلات و هزینه هایی را ایجاد می کند. با غیبت تکرار شونده کارمندان چگونه برخورد کنیم؟ در این مقاله استراتژی هایی برای کاهش تعداد غیبت کارمندان ارائه می شود.

پیدا کردن ریشه این مسئله، گام مهمی برای رفع آن می باشد. مدیریت منابع انسانی باید به طور دقیق غیبت ها و دلایل هر کدام از آن ها را بررسی و تحلیل کند. دلایل زیادی برای غیبت پرسنل در محل کار وجود دارد اما پی بردن به این که چند مورد از این غیبت ها قابل اجتناب بوده اند، ضرورت دارد.

راهکارهایی برای کاهش غیبت کارمندان

منظور از غیبت کارمند، در واقع کاهش حضور مکرر او در محل کار، بدون ارائه علت موجه می باشد. غیبت شامل موارد غیر قابل پیش بینی گاه و بی گاه و یا موارد غیر قابل کنترل مثل بیمار شدن و یا خراب شدن وسیله نقلیه نمی باشد.

در ادامه، برای کارفرمایان، برخی رویکرد های مواجه شدن با غیبت کارمندان و راهکار هایی برای تغییر شرایط آورده شده است:

چارچوب مشخصی برای مرخصی و غیبت مشخص کنید

حد و حدود مشخصی برای مرخصی استعلاجی داشته باشید و آن را بخشنامه کنید. مطمئن شوید که این خط مشی برای کاهش غیبت کارمندان  بسیار مهم است. همچنین باید آن را به عنوان بخشی از مراحل اداری در نظر داشته باشید.

بررسی کنید که آیا شامل دستور العمل های مشخص برای چگونگی اعلام غیبت کارمندان به اداره می باشد یا خیر. به طور مثال، اینکه مشکلی با اعلام غیبت کارمندان با دادن یک پیامک ندارید و یا اینکه ترجیح می دهید تماس بگیرند و غیبت خود را از این طریق اطلاع دهند. همچنین اعلام کنید که مقررات شما برای گرفتن مرخصی استعلاجی شامل روزهای تعطیل عمومی نیز می شود یا خیر.

چرا که این روز ها اغلب برای غیبت کاری پر طرفدار هستند. همچنین باید در مورد اهمیت ارائه گواهی پزشکی و توضیح علت مرخصی گفت و‌گو کنید و اصولی را تعیین کنید که در چه مواردی ارائه گواهی پزشکی لازم است، برای مثال بعد از ۳ روز مرخصی استعلاجی پشت سر هم.

با کارمندی که زیاد غیبت دارد گفت و گو کنید

اگر کارمندی دارید که بیش از اندازه غیبت می کند، پس از بازگشت او به کار، یک جلسه کاری با او ترتیب بدهید. این جلسه بهتر است هر چه زودتر برگزار شود. در این جلسه علاوه بر صحبت از اصول کاری، موارد مطرح شده در جلسه را مستند سازی کنید. هدف دیگر از برگزاری این جلسه، به دست آوردن فرصتی برای پی بردن به علت غیبت های زیاد کارمند شماست. اغلب ممکن است کارمندان از یک مشکل جسمی و یا روحی مزمن رنج ببرند که عملکردشان را تحت تاثیر قرار داده که در این صورت ارزش اختصاص وقت برای بررسی آن را دارد.

ورود و خروج کارمندان را کنترل کنید

سیستم های کنترل ورود، حضور و خروج کارمندان، برای پیگیری و گزارش حضور و غیاب پرسنل بسیار پرهزینه اند. استفاده از یک سیستم، مثل دستگاه حضور و غیاب دینگ، جهان گستر، نانوتایم و علم و صنعت برای کنترل و پیگیری حضور پرسنل در محل کار، به این معناست که به آسانی می توانید کارمندان زبده را پاداش داده و یا به سرعت، عملکرد فردی که به طور مکرر مرخصی های بی برنامه و غیر مجاز دارد را مدیریت کنید.

به کارمندانی که غیبت های غیر موجه ندارند، پاداش دهید

پاداش همواره موثر تر از تنبیه است. بنابراین، تقدیر نامه هایی را برای کارمندانی که در طول سال غیبت های غیر موجه نداشته اند فراهم کنید. این کار، راهی برای انگیزه دادن به کارمندان و تشویق آنان به داشتن عملکردی است که مد نظر دارید. پاداش می تواند لزوما مالی نبوده و مواردی مانند بن خرید، یک روز استراحت و... باشد.

ترویج فرهنگ کار گروهی

احساس تعلق داشتن، به ویژه بخشی از گروه بودن، تعهد پرسنل به شرکت را افزایش می دهد. این کار به آن ها انگیزه بیشتری برای حضور در محل کار داده و همچنین به منظور از دست ندادن گروه در هنگام تعدیل نیرو، آن ها را نسبت به از دست ندادن کار، حساس تر خواهد کرد. فعالیت های گروهی رابرگزار کنید که تعهدات را تقویت کرده و به افراد گروه کمک می کند تا احساس راحتی و انگیزه بیشتری داشته باشند.
منبع: [font=IRANSans]با غیبت کارمندان چطور برخورد کنیم؟
[/font]