برنامه ریزی منابع سازمانی یا سیستم ERP چیست ؟
راهکار جامع برنامه ریزی منابع سازمانی که به آن ERP می گویند طیف وسیعی از فعالیتها است که با ایجاد بانک اطلاعاتی منظم و دقیق به بهبود عملکرد سازمان منجر می شود. سیستم ERP به تمامی افراد یک مجموعه اجازه میدهد که با وجود پراکندگی جغرافیایی در هماهنگی کامل با هم کار کنند. راهکاری جامع برنامه ریزی منابع سازمان به شرکت ها و سازمانها این اجازه را می دهد تا مدیریت منابع خود از قبیل مواد، منابع انسانی، منابع مالی و غیره را به شکلی بهینه انجام دهند.
برای ERP یا برنامه ریزی منابع سازمانی تعاریف مختلفی ارائه شده است که تمامی آن ها دارای یک مفهوم خاص هستند که در ادامه به چند نمونه از این تعاریف اشاره می کنیم:
- ERP نوعی فناوری برای مدیریت منابع است.
- نرم افزاری که کلیه کارکردهای بخش های مختلف سازمان را به صورت سیستماتیک در قالب یک سیستم نظام مند تعریف و ایجاد می کند.
- مجموعه نرم افزار تجاری که نتیجه آن نظام مند سازی اطلاعات و اسال اطلاعات به صورت یکپارچه به تمامی واحدهای سازمان از جمله حسابداری- منابع انسانی- زنجیره و مدیریت مشتریان است.
روند گسترش برنامه ریزی منابع سازمانی (سیستم ERP) در گذر زمان
ظهور ای آر پی را باید دهه 60 میلادی دانست که در آن زمان اکثر فعالیتها مربوط به افزایش درآمد و تقویت کـسب و کـار شرکتها و موسسات از طریق یکپارچهسازی فرآیندها بود. SAP نـخستین شـرکت توسعه و اجرای نرمافزارهای خاص ERP توسط پنج نفر از اعضای اصلی IBM. در دهه هفتاد میلادی راه اندازی شد. با ظهور سیستم erp در حوزه تولید، تمامی سیستمهای تولیدی تحت پوشش قرار گرفتند. کنترل کـیفیت، بخش مالی بخش های مروط به نـگهداری و تعمیرات کالا ،انبار، حسابداری و… به سیستمهای تولیدی وصل شدند و ERP به عنوان رابط سیستمهای مدیریت زنجیره تامین یا scm و مدیریت ارتباط با مشتری یا همان crm مطرح شد.
سیستم ERP در واقع عـنوان جـدیدی برای MRPII در نظر گرفته نمی شود بلکه بهعنوان سطوح تکاملی sc یا سیستم کامپیوتری جهت پشتیبانی از عملیات سازمان کاربرد دارد. سیستمهای ERP ، یکپارچهسازی بهتری نسبت به MRPII دارند.در اواسط دهه نود میلادی مبحث اینترنت وارد ای آر پی شد. در سال های 1998 تا 2000، ERP و تبادل الکترونیک اطـلاعات یـکدیگر ارتباط داده شدند . در سال 2000 و در ابتدای هزاره جدید راهکارهای برنامه ریزی منابع سازمانی ERP تحت WEB توسعه یافتند .که از فناوری چند لایهای در معماری سیستم های اطـلاعاتی حمایت و پشـتیبانی میکردند.
در حال حاضر سیستمهای ERP II در حال توسعه هستند که بر مبنای وب اسـت و از بخش مدیریت زنجیره تامین (SCM) حمایت می کنند .
ERP در واقع نرم افزارهای سیستمی برای برنامه ریزی منابع سازمانی هستند که داده های یک سازمان را به صورت سیستماتیک در اختیار کاربران قرار می دهد، این سیستم بدون در نظر گرفتن محدوده جغرافیایی خاص، به تمامی کاربران اجازه می دهد که در هماهنگی کامل با هم فعالیت داشته باشند.پیدایش اولیه مفهوم ERP به دهه 1960 میلادی بر می گردد، در آن دوران تمامی کسب و کارها به دنبال افزایش درآمد از طریق انسجام روندها و کارکردها بودند.که در سال 1972، 5 نفر از بهترین مدیریان IBM برای این که بتوانند براساس مفهوم ERP نرم افزار و سیستم آن را پیاده سازی کنند از پست خود کناره گیری کردند و با تاسیس شرکت SAP موفق به بسط و گسترش نرم افزارهای خاص ERP شدند.
مفاهیم اولیه راهکار جامع برنامه ریزی منابع سازمانی ، ERP مخفف چیست؟
یکی از راهکارهای برنامه ریزی منابع سازمان، سیستم اطـلاعاتی پیـکرهبندی شدهای میباشد که برای خودکار کردن وظایف و فعالیتها می باشد و باعث کارآمد شدن فرآیندهای سازمان در سطوح مختلف استراتژیک، کنترلهای مدیریتی و کنترلهای عملیاتی پدیدآمده است و راهحل های دادهای یکپارچهای را در سرتاسر زیر ساخت سازمان ارائه مـیدهد . سیستم اطـلاعاتی پیـکرهبندی شده به سازمانها کمک میکنند تا بتوانند منابع خود را بهتر و کارآمد تر اداره کنند و به واسطه یکپارچگی تمام اطلاعات در میان فرآیندهای کاری مختلف، هزینهها را کاهش داده و کارایی را افزایش دهند.
سیستم اطلاعاتی امـکان مـقابله با رقابت ها و پاسخگویی به نیازمندیهای رو به رشد مشتریان سازمان را با مدیریت بهتر واحدهای مختلف سازمان، بهبودی ارائه خدمات و افزایش سرعت ارائه کالاها، پاسخگویی بهتر به مشتریان، افزایش سرعت و بهرهوری، بهبود و کیفیت مـحصولات ، هـماهنگی تقاضا با عرضه ، تولید و همین طور ارتقا فـرآیندهای سـازمان فـراهم آورده و منجر به رقابتی تر شدن سازمان میگردد.
در سیستم ERP مجموعه فرآیندهای عملیاتی و جریان اطلاعاتی یکپارچه باعث بهره برداری بهتر از منابع سـازمان و ایجاد ارتـباط بین شرکای تجاری با توجه به تغییرات مداوم و همیشگی ارائه میشود و این راهکار موجب افزایش بهرهوری منابع سازمان میگردد. بنابراین راهکار جامع برنامهریزی منابع سازمان در صدد برآورده کردن نیازهای همه واحدهای کـاری و عـملیاتی سـازمانها، مانند حسابداری، خرید، برنامهریزی و لیست موجودی، توزیع یا پخش، تولید،انبارداری و… است.
مهم ترین خصوصیات برنامه ریزی منابع سازمانی (ای آر پی) و سیستم ERP
- ارائه یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه که تمامی در سطوح فعالیت شرکت مانند تولید، خرید،فروش، پرداختی ها و دریافت ها ، موجودی و همه وظایف دیگری که در یک سازمان جریان دارد را پوشش میدهد.
- انجام فعالیتهای مهم
- بهبود و اصلاح فرآیندهای کسبوکار
- افزایش خدمات مشتری
- ایجاد یکپارچگی کامل سیستمها نه فقط بین دپارتمانها، بلکه همچنین میان شرکتهای با مدیریت یکپارچه
- یافتن راهحل های مناسب برای مدیریت بهتر پروژه.
- استفاده از بهترین نواوری و فناوری مانند انتقال الکترونیکی وجه، اینترنت، ویدئوکنفرانس و غیره.
- یافتن و برطرف نمودن مشکلات کسب و کار از قبیل تمام شدن مواد، مشکلات موجودی، تحویل فوری و غیره.
- پر رنگ کردن تصویر شرکت.
سیستم ERP چه حوزه هایی را پوشش میدهد؟
منابع انسانی
مدیریت منابع انسانی ، آموزش کارکنان و افزایش مهارتهای آنها
مالی
مدیریت سرمایه، حسابداری مالی و مدیریت دارایی.
لجستیک
برنامهریزی تولید، مدیریت مواد، سرویس و نگهداری کارخانه، مدیریت کیفیت، سیستمهای پروژه، فروش و توزیع.
گردش کار
گردش کار، کل سازمان را از طریق تخصیص انعطافپذیر وظایف و مسئولیتها به مکانها، سمتها، مشاغل، گروهها یا افراد، به شکل یکپارچه درمیآورد.
مزایای پیاده سازی سامانه ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی)
اطلاعات یکپارچه و دقیق ، مناسب و بهروز برای وجود هر شرکت ضروری است. این اطلاعات به فرد شایسته این قدرت را میدهد تا به موقع تصمیمگیری کند. این اتفاق تنها زمانی ممکن است که کل سازمان اطلاعات یکسانی را به اشتراک بگذارد و از یک منظر به آن بنگرد.عدم یکپارچگی بر سایر جریانها نظیر افراد، ماشینآلات و پول نیز تأثیرگذار است.
سیستم ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) به افرادی که روی یک حوزه در یک شرکت کار میکنند یا در ارتباط با تأمینکنندگان و مشتریان هستند ، گرد هم میآورد. شرکتها باید از یکپارچه سازی اطلاعات در تمام سطوح و بین تمام بخشهای سازمان خود اطمینان داشته باشند. سیستم ERP گردش کار فرآیندهای کسب و کار را یکپارچه میسازد.
مزایای سیستم ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) در صنعت چه میتواند باشد ؟؟
ERP شیوه ای کامل و فراگیر به منظور برنامه ریزی منابع سازمانی است که شامل طیف گسترده ای از فعالیت ها می شود که به وسیله ساماندهی کردن کلیه داده ها و پروسه های یک سازمان با روشی مستقل و از طریق تشکیل بانک اطلاعاتی منظم و به صورت مداوم موجب بهبود فعالیت سازمان می شود. در ادامه با برخی از مزایای ERP آشنا می شوید :
- کاهش زمان تحویل سفارش ,گسترش کسب و کار سازمان, افزایش میزان فروش ,کاهش کار در جریان, افزایش رضایت مشتری ,بهبود عملکرد فروشنده ، افزایش انعطافپذیری ,کاهش هزینهها ,افزایش بهرهوری منابع ,یکپارچگی اطلاعات ,افزایش قابلیت تصمیمگیری
- سیستم ERP بسته سودمندی برای حل مشکلات حوزه های مختلف سازمانها داراست.شرکتهای تولیدی همواره به دنبال افزایش بهرهوری، کاهش هزینهها ، کاهش زمان تحویل و سود بیشتر بودهاند. صنایع تولیدی که سیستم ERP را به نحو موفقیت آمیز پیادهسازی کردهاند عبارتند از بانکداری و بیمه , صنایع خودروسازی، مخابرات , بهداشت و درمان , کالاهای مصرفی، شیمیایی و داروساز.
- راهکار ERP کمک میکند تا در سریع ترین زمان ممکن کالای صحیح را از انبار تحویل بگیرند و یکپارچه سازی برنامه ریزی منابع سازمانی به تعیین قیمت کالاها به شکل صحیح کمک میکند. سامانه ERP به شرکتهای چندملیتی و تولیدکنندگان در چند کارگاه مختلف کمک میکند تا برنامه ریزی یکپارچه داشته باشند و مانع هدر رفت زمان هزینه و منابع شود. این سیستم با مقدور ساختن یک برنامه برای مدیریت شرکتها، روال کار را تسهیل میکند.
- سیستم ERP به شرکتها به مشتری مربوطه تحویل نماید. سامانه ERP امکان پاسخ فوری به تغییرات در عملیات کسبوکار و شرایط بازار را فراهم میسازد. سیستم ERP از طریق بهبود فرآیند کسبوکار در بازار رقابت چشمگیری بین سازمانها میکند. همچنین برنامهریزی تولید را بهبود میبخشد.
شرحی از مزایای سیستم ERP
یکپارچهسازی اطلاعات مالی:
با بهکارگیری روش های سیستم ERP و برنامههای تحت web روشهای حسابداری بهبود داشته است. جهت کنترل اطلاعات ورودی و خروجی دپارتمانهای مختلف و فراهم آوردن امکان تصمیمگیری بهموقع، شرکتها سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی را متمرکز حول برنامههای مالی ازجمله دفتر کل ، حسابهای پرداختنی، و داراییهای ثابت پیادهسازی میکنند.
کاربران میتوانند گزارشهای شخصی خود را خودشان بهطور بلادرنگ تولید کنند .مدیران در صورت مشاهده مغایرت صورتهای خود در مقایسه با بودجه، میتوانند با انجام استعلام آنلاین، عامل ایجادکننده این مغایرت را بیایند. سیستم ERP باعث صرفهجویی در زمان دپارتمان حسابداری میشود، زیرا دیگر مجبور نیستند به استعلامهای متعدد از جانب مدیران مختلف پاسخ دهند و این زمان میتواند صرف فعالیتهای باارزش افزوده بیشتر شود.
با استفاده از سامانه ERP در سازمان مدیران مختلف کارهای خود را به نحو مؤثرتری مدیریت میکنند. همچنین با خودکارسازی روالهای دستی و کاغذی که نیازمند صرف منابع و زمان زیادی هستند، باعث ارتقا بهرهوری عملیاتی میشود. در واقع سیستم اتوماسیون را در سازمانها راه اندازی میکنند همچنین سامانه ERP کمک چشمگیری به مدیریت حسابهای دریافتنی، تجزیه و تحلیل مالی و خرید میکند.
قیمت گذاری محصول
برنامه ریزی منابع سازمانی تمام این روشهای قیمتگذاری و اطلاعات میتوانند از طریق پایگاه داده مالی کاملاً به شکل یکپارچه درآیند. سامانه ERP تجزیه و تحلیل قیمتگذاری را تسهیل و به شناخت حیطههای کاهش و کنترل قیمت کمک میکند .
مدیریت موجودی
ای آر پی فرآیند تولید را راحتر میکند و امکان مشاهده فرآیند انجام ثبت سفارش در شرکت را بهبود میبخشد. سامانه ERP با کمک به کاربران در خصوص برنامهریزی بهتر برای تحویل کالا به مشتریان، موجودی کالاهای تکمیلشده در انبار را کاهش دهد.
برنامه ریزی منابع سازمانی برای تولیدکنندگان چندملیتی، متشکل از چند شرکت و چند کارگاه و محیطهای توزیعشده سودمند است. این سیستم با فراهم آوردن امکان برنامهریزی و مدیریت شرکتها در کشورهای مختلف بهعنوان یک واحد منفرد برای یک فرد، لجستیک پیچیده را ساده میکند.
توزیع و تحویل
. مهمترین عامل برای مشتری، چگونگی تحویل بهموقع است.
سامانه ERP با تعریف فرآیندهای لجستیک، انعطافپذیری و بهرهوری، به تحویل بهموقع کالای صحیح از انبار صحیح به مشتری مربوطه کمک میکندبرنامهها از برنامهریزی خودکار یا دستی کارها، برنامهریزی حملونقل برای خودروهای داخلی شرکت یا کارگزاران ثالث پشتیبانی میکنند.
مهم ترین چالش های پیاده سازی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (سامانه ERP)
1. مـقاومت افـراد برای استفاده از سیستم ERP و تغییرات کسب و کار با توجه به راهکار جدید
2. تخمین نادرست سطوح منابع مورد نیاز جهت اجرای سـیستم در سطح سازمان
3. عدم حمایت مدیران عالی و مدیران بخش های مختلف سازمان
در نتیجه میتوان گفت پیاده سازی سامانه ERP می تواند باعث بهبود عملکرد و رشد سریع سازمان گردد، اما پیاده سازی این نرم افزار یکی از چالش برانگیزترین مباحث یک سازمان می باشد.
شرکت مفتاح رایانه افزار با عنایت به ضرورت و درخواست مشتریان سازمانی، با ایجاد تیمهای تخصصی نرم افزاری تلاش نموده است تا ضمن شناسایی و شناخت نیازهای مختلف دستگاههای دولتی و خصوصی بتواند به راهکارهای جامعی در این حوزه دست یابد. این راهکارهای جامع نرم افزاری، تقریباً یک سامانه ERP منطبق با نیازهای سازمانی و شرکتی را شکل داده است که فرصت تصمیم سازی و تصمیم گیری صحیح مدیران در جهت افزایش بهره وری و کارایی و در نهایت سود آوری را فراهم می نماید. این راهکارها بر اساس آخرین دستورالعمل ها و قوانین دستگاه های دولتی و نهادها، متناسب سازی شده است که از این راهکارها میتوان به سامانه مدیریت منابع انسانی ، سامانه مدیریت تدارکات و پشتیبانی و سامانه آرشیو الکترونیکی، راهکارهای پردازش و تحلیل داده ها (داده کاوی)، مدیریت اطلاعات و مدیریت داده ها و فرآیندها اشاره نمود.