+- تالار گفتگوی کیش تک/ kishtech forum (http://forum.kishtech.ir)
+-- انجمن: پردیس فناوری کیش (http://forum.kishtech.ir/forumdisplay.php?fid=1)
+--- انجمن: مالی،اقتصاد و حسابداری (http://forum.kishtech.ir/forumdisplay.php?fid=77)
+--- موضوع: مبانی سازمان مدیریت (/showthread.php?tid=43775)
مبانی سازمان مدیریت - 0018057357 - 11-08-2020
پردیس فناوری کیش - طرح مشاوره متخصصین صنعت و مدیریت گروه حسابداری
مطالعات هاثورن : پژوهشگران ابتدا عده ای از کارگران را انتخاب و آنان را به دو گروه کنترل و آزمایش تقسیم کردند،سپس میزان نور وشرایط فیزیکی را برای افراد گروه آزمایش بالا بردند که موجب افزایش تولید شد، اما با کاهش نور محل کار متوجه شدندکه تولید کار کنان افزایش یافته است . جالب اینکه با وجود ثابت بودن میزان روشنایی درگروه کنترل باز هم تولید افزایش یافته بود ، بنابراین روی به مطالعات بعدی آوردند.
جهت ارائه به استاد محترم جناب اقای دکتر مهدی یاراحمدی
گروه مدیریت دولتی دانشگاه پیام نور
( 52/ق ) 1067
سر شناسنامه فیضی، طاهره
عنوان و پدیدآور مبانی سازمان و مدیریت(کلیه رشته های مدیریت، حسابداری و اقتصاد) / مولف: طاهره فیضی.
مشخصات نشر تهران: دانشگاه پیام نور، 1383
مشخصات ظاهری شانزده، 438 ص.
فروست دانشگاه پیام نور؛1067. گروه مدیریت دولتی؛ 52 / ق
شابک 978 – 964 – 387 – 086 – 7
وضعیت فهرست نویسی فیپا.
یادداشت کتابنامه: ص. 438-435 .
موضوع 1. آموزش از راه دور – ایران .
2. مدیریت – آموزش برنامه ای .
3. سازمان – آموزش برنامه ای.
شناسه افزوده الف. دانشگاه پیام نور. ب. عنوان.
رده بندی کنگره 874ف 9 الف/5808LC
رده بندی دیویی 1750955/378
شماره کتابشناسی ملی 8222-83م
مبانی سازمان و مدیریت
بخش اول
سازمان:
انواع سازمانها
1- انتفاعی و غیر انتفاعی (خیره و انجمن های مذهبی و سیاسی)
2- دولتی و خصوصی
3- تولیدی و خدماتی
سازمان عبارتست از مجموعه ای متشکل از دو یا چند نفر که برای رسیدن به اهدافی مشترک در محیطی با ساختار منظم واز پیش تعیین شده با یکدیگر همکاری می کنند.
همگی سازمان ها درارای چهار وجه مشترک ، هدف ، برنامه ، مدیر و منابع (انسانی ، مالی ، اطلاعات و ...) می باشد.
محیط سازمان:
1- محیط داخلی : شامل سهام داران و اعضای سازمان ، ارزش ها ، قوانین و هنجارهای موجود در سازمان است.
2- محیط خارجی : که از آن پول ، مواد اولیه ، انرژی ، اطلاعات و نیروی انسانی به داخل تزریق شده و به صورت کالا یا خدمات مجدد وارد محیط خارجی می شود. دو دسته از عوامل زیر از محیط سازمان تاثیر گذارند:
1- عوامل محیطی با تاثیر مستقیم که شامل ذینفعان خارجی مانند مشتریان عرضه کنندگان مواد اولیه دولت رسانه ها بانک ها ، اتحادیه ها و رقبا می باشد.
2- عوامل محیطی با تاثیر غیر مستقیم که شامل عوامل اجتماعی ، اقتصادی ، سیاسی و تکنولوژیکی می باشد.
مدیریت
علم وهنر انجام دادن کارها توسط دیگران است و یک مدیر 5 وظیفه زیر را در سازمان بر عهده دارد:
1- برنامه ریزی یعنی تدوین راهکار و استراتژی لازم برای رسیدن به هدف
2- سازماندهی یعنی تقسیم کار و قرار دادن تخصص های مختلف در پست های سازمانی
3- رهبری و هدایت یعنی توانایی کافی برای ایجاد انگیزه درون کارکنان
4- کنترل و نظارت یعنی ارزیابی و باز خورد کارکنان در دوره های مختلف زمانی و رفع انحرافات احتمالی
5- خلافیت یعنی ایجاد زمینه لازم برای شکوفایی استعداد های کارکنان
تقسیم بندی مدیران :
الف) از نظر سطح سازمانی که به سه دسته مدیران ارشد (عالی) مدیران میانی ومدیران رده پایین یا عملیاتی یا خط اول تقسیم
می شوند.
ب) از نظر فعالیت های سازمانی که مشتمل بر دوگروه زیر است:
1- مدیران تخصصی یا وظیفه ای که انجام شغلی خاص و تخصصی را بر عهده دارند.
2-مدیران عمومی که دویا چند بخش از سازمان را با یکدیگر هماهنگ میکنند.مدیرمنابع انسانی و R&D مهارتی مورد نیاز مدیران:
1- مهارتهای ادراکی یعنی قوه تشخیص و توانایی تحلیل موقعیت و تعیین ریشه مسائل و اتخاذ تصمیماتی سنجیده و عاقلانه برای جلوگیری از تبدیل شدن یک مساله به معضل یا بحران
2- مهارتهای انسانی یعنی توانائی درک انگیزه های افراد و هدایت صحیح آنان
3- مهارتهای فنی که برای بکار گیری دانش مورد نیاز برای اجرای یک کار تخصصی ضروری است
نقش های مدیران:
مشتمل بر سه مورد زیر می باشد:
تشریفاتی
1- تقش ارتباطی رهبری
رابط بین داخل و خارج سازمان
ارزیابی اطلاعات
2- نقش اطلاعات توزیع اطلاعات
سخنگو
ایجاد نوآوری
3- نقش تصمیم گیری آشوب زدایی
تخصیص بهینه منابع
مذاکره
بخش دوم
نظریات مختلف مدیریت :
سیر تحول اندیشه های مدیریت
الف) نظریات سنتی یا کلاسیک که به سه شاخه مدیریت علمی ، مدیریت اداری و مدیریت برو کراتیک تقسیم می شود.
1- نظریه مدیریت علمی که معتقد است افزایش کارائی به پیدا کردن راه برای کاراتر کردن کارگر بستگی دارد وسه روش زیر را برای این کار پیشنهاد میکند:
(A مطالعه زمان وحرکت: یعنی استاندارد کردن تلاش فیزیکی کارگران ، ماشین آلات ، عرضه مواد خام و مانند آن
(B سرپرستی تخصصی : در این روش چهار سرپرست مخصوص منابع انسانی : فعالیت های برنامه ریزی ، تولید ومطالعه زمان وحرکت را اداره می کنند و چهار سرپرست دیگر مخصوص ماشین آلات به کنترل نگهداری ، سرعت ماشین، تغذیه مواد به ماشین و تولید درکارگاه می پردازند.
(C ایجاد انگیزه : که پول را مبنای ایجاد انگیزه درون کارگران می داند.
2- نظریه مدیریت اداری:
صاحبنظران دریافتند که اداره سازمانها صرفاً با مدیریت علمی ناکافی است و روش های مدیریت علمی برای سازمان های بازرگانی ، مالی ، امنیتی و تجاری ناکار آمد است، بنابراین مدیریت اداری را بر چهارده پایه زیر بنا نهادند:
(A تقسیم کار و تخصصی کردن وظایف مختلف سازمانی
(B اعطای اختیار و آزادی لازم جهت پست های مختلف
(C انظباط یعنی تدوین مقررات لازم برای جلوگیری از هرج و مرج
(D وحدت فرماندهی ، یعنی پرهیز از بوجود آوردن پستی در سازمان که فرد مجبور به ارائه گزارش کار و تبعیت از دو مدیر باشد .
(E وحدت جهت رویه ، یعنی حرکت تمامی اعضای سازمان بر اساس برنامه و مسیر از پیش تعیین شده
(F اولویت منافع عمومی بر منافع فردی
(G جبران خدمت کارکنان با اعطای حقوق و پاداش مکفی توام با عدالت
(H انتخاب مناسب ترین درجه تمرکز : سازمان های متمرکز سازمان هایی هستند که مدیر به تنهایی تصمیم گیری کرده و به
زیر دستان ابلاغ می کند درحالی که در سازمان های غیر متمرکز مدیر با مشورت با زیر دستان و مشارکت آنان در تصمیم گیری سازمان را اداره می کند.
(I طراحی سلسله مراتب سازمانی بر اساس اهداف و نیازهای سازمان
(J نظم ، یعنی نظارت بر اجرای قوانین
(K انصاف ، یعنی ارزیابی کارکنان بدور از سلایق شخصی
(L ثبات شغلی و استخدامی
(M ابتکار و ایجاد روحیه نوآوری
(N روحیه کار گروهی
3- نظریه مدیریت بروکراتیک
بروکراسی به معنای گوناگون از جمله نظام اداری و نیز تشریفات زائد اداری آمده است.
مدیریت بروگراتیک بر هفت مشخصه زیر تاکید دارد:
(A تدوین قوانین و مقررات لازم برای حفظ ثبات سازمانی
(B غیر شخصی بودن ارزیابی کارکنان و ابتکار قوانین و تخصص آنان
(C تقسیم کار
(D ساختار سلسله مراتبی مناسب با کارکرد سازمان
(E تعهد برای کار مادام العمر و امنیت شغلی
(F منطقی بودن و هدف مداری تمامی فعالیت های سازمان
(G اعطای اختیارات لازم : ریشه و منشا اختیار می تواند یکی از سه موضوع زیر باشد :
1) اختیار سنتی ناشی از سنت ها و آداب و رسوم مانند حق تقدس پادشاهان
2) اختیار شخصیتی که منشا آن جاذبه و امتیازات شخصیتی فرد می باشد مانند رهبران جنبش های اجتماعی و سیاسی ، این اختیار قائم به ذات رهبر بوده و ناپایدار است.
3) اختیار قانونی و عقلانی که منشا آن قوانین و مقرراتی است که برای نظم اجتماعی تدوین می شود و قانون حیطه اختیار
هر مدیر را تعیین میکند.
*چند مفهوم مهم :
1- کارایی: یعنی درست انجام دادن کارها منطبق بر قانون و تخصص لازم.
2- اثر بخشی : یعنی انجام کارهای درست و انتخاب اهداف مناسب و تاثیر گذار
3- بهره وری : از مجموع کارایی و اثر بخشی بدست می آید وبه معنای انجام درست کارهای درست می باشد. بهره وری در سازمان ها را می توان از تقسیم ستاده سالم برداده بدست آورد.
ب) نظریات نئوکلاسیک
1- مطالعات هاثورن : پژوهشگران ابتدا عده ای از کارگران را انتخاب و آنان را به دو گروه کنترل و آزمایش تقسیم کردند،سپس میزان نور وشرایط فیزیکی را برای افراد گروه آزمایش بالا بردند که موجب افزایش تولید شد، اما با کاهش نور محل کار متوجه شدندکه تولید کار کنان افزایش یافته است . جالب اینکه با وجود ثابت بودن میزان روشنایی درگروه کنترل باز هم تولید افزایش یافته بود ، بنابراین روی به مطالعات بعدی آوردند.
2-در دور دوم مطالعات در کارخانه بل با استخدام روانشناسان اجتماعی برای گروه کوچکی از زنان تلفنچی بهره وری رو به افزایش بود ، نتیجه تحقیقات نشان داد که روحیه بالای کارگران و وابستگی های اجتماعی موجود میان آنها و نیز بحث آزاد عاملی برای
از بین رفتن شکایات کارکنان و افزایش بهره وری میان آنها بود.
3-(نظریه رفتار سازمانی) در دور سوم مطالعات معیارهای دیگری مانند احترام رعایت افراد و عوامل روانی و اجتماعی عامل موثر و اصلی در افزایش بهره وری آنها می باشد.
*نکته مهم : مطالعات فوق بر محیط داخلی سازمان و افزایش بهره وری از طریق افزایش روحیه کارگران را سر لوحه کار خود
قرار داده است در صورتیکه محیط خارجی سازمان و ارتباط آن با سازمان را نادیده گرفته است.
*نکته مهم: در نگرش رفتاری بر این اصل تاکید شده است که مدیریت کاربرد علم رفتار است و مدیر باید بداند که چگونه افراد را
به کار برانگیزاند و روابط متقابل افراد و رفتار گروهی آنان را درک کند.
4- نظریه مدیریت کمی: مشتمل بر سه اصل زیر می باشد.
(A علم مدیریت که نگرشی علمی است که از رشته های علوم، ریاضی ، آمار ، مهندسی و مدیریت اقتباس شده است و به مدیر در تصمیم گیری بهتر کمک می کند.
(B مدیریت عملیاتی ، یعنی نظارت و هدایت قانون مند فرایند های موجود در سازمان
(C سیستم های اطلاعاتی مدیریت (MIS) که کار جمع آوری و پردازش اطلاعات مورد نیاز مدیران برای تصمیم گیری بهتر و عاقلانه تر را بر عهده دارد.
5-نگرش سیستمی : در این نگرش سازمان به مانند سیستمی تلقی می شود که شامل چندسیستم فرعی بوده و با محیط اطراف خود کنش متقابل دارد.
سیستم های باز سیستم هایی هستند که برخلاف سیستم های بسته در ارتباط کامل با محیط خارجی خود می باشند . بنابراین سازمانها همگی سیستم باز تلقی می شوند.
* نکته مهم: هم افزایی یعنی اگر بخش های جداگانه درون یک سازمان با یکدیگر همکاری متقابل داشته و تحت نظر یک مدیر هدایت و رهبری شوند کارایی آنها بیش از زمانی است که هر یک به تنهایی عمل میکنند.
* نکته مهم: باز خورد عملیاتی است که موجب می شود سیستم دائماً اطلاعات لازم را درباره چگونگی بازده بدست آورد و
انحرافات احتمالی را بر طرف کند، مانند توانایی فارغ التحصیلان یک دانشگاه برای یافتن شغل
* نکته مهم: درحالی که در نظریات سنتی ، سازمان به عنوان سیستمی بسته و متکی بر عوامل داخلی مطرح می شد اما در
نظریات جدید سازمان سیستمی باز و متکی بر عوامل فنی و اجتماعی است.
6- نگرش اقتضایی: می گوید که یک الگو مدیریت برای همه موقعیت ها به عنوان بهترین راه وجود ندارد بلکه شرایط زمان و موقعیت که در آن قرار دارد سبب اتخاذ تصمیمی خاص می شود که مستلزم پرورش مهارتهای ادراکی مدیر است، در این نگرش سه متغیر اقتضایی وجود دارد که عبارتند از :
(A الزامات محیط خارجی
(B نوع کارکنان از نظر سواد و تحصیلات
(C نوع فن آوری موجود در سازمان
نظریه A : American Idea
نظریه J : Jappanis Idea
نظریه z : A+J
نظریه A که مختص سازمانهای امریکایی می باشد بر تصمیم گیری فردی، مسئولیت فردی کنترل های رسمی تاکید بر نقش فرد درون سازمان و نادیده گرفتن روابط وی با بیرون از سازمان وعدم اعتقاد به استخدام های بلند مدت تاکید دارد.
نظریه J که مختص سازمانهای ژاپنی است بر تصمیم گیری گروهی ، مسئولیت گروهی کنترل های غیر رسمی توجه به همه
ابعاد زندگی کارکنان و نیز استخدام های بلند مدت و امنیت شغلی اعتقاد کامل دارد.
نظریه Z که ترکیبی از نظریات A و J می باشد بر تصمیم گیری گروهی مسئولیت فردی کنترل های غیر رسمی ، امنیت شغلی و توجه به همه ابعاد زندگی کارکنان تاکید دارد.
بخش سوم
برنامه ریزی:
تصمیم گیری: مهم ترین وظیفه یک مدیر تصمیم گیری است که به صورت انتخاب بهترین راه برای رسیدن به هدف تعریف می شود.
انواع مسائل در سازمان:
1- مسائل خوش ساختار: مسائلی آشنا و بدون پیچ و خم می باشند که برای حل آن از تصمیمات برنامه ریزی شده
استفاده میکنیم مانند قوانین و روش های مکتوب یا غیر مکتوب که در موقعیت های تکراری اتخاذ می شود . مانند پرداخت وام وعیدی به کارگران . این تصمیمات آزادی مدیر را محدود می کند اما باعث صرفه جویی دروقت وهزینه مدیران میگردد و بیشتر برای مدیران عملیاتی یا رده پایین به وجود می آید.
2- مسائل بدساختار: مسائلی غیر معمول و غیر تکراری است و اطلاعات درباره آنها مبهم و ناکافی است که برای حل آن از تصمیمات برنامه ریزی نشده استفاده میکنیم و بیشتر برای مدیران ارشد ایجاد شده که نیاز به مهارتهای ادراکی بالا دارد مانند چگونگی برخورد با نقص یکی از خطوط تولید و با تخصیص بهینه منابع سازمانی
شرایط محیطی:
شرایط مختلفی که نتایج حاصل از تصمیم گیری را تحت تاثیر قرار می دهد می توان بر اساس احتمالات شانس وقوع آنها را بدست آورد . بطور کلی سه حالت زیر برای شرایط محیطی بوجود می آید :
1- شرایط اطمینان : دراین حالت مدیر انواع مسائل وراه حل های ممکن رادر اختیار دارد و می تواند نتایج حاصله را کاملاً
پیش بینی کند که بیشتر مخصوص مدیران رده پایین است.
2- شرایط مخاطره: در این حالت مدیر بر اساس اطلاعات حاصله می تواند نتایج حاصل از هر را ه حل را تخمین بزند و راه حلی که بیشترین ارزش مورد انتظار را داشته باشد به عنوان بهترین راه انتخاب می شود .
3- شرایط عدم اطمینان : در این شرایط مسائل و انواع راه حل ها مبهم هستند که ناشی از دو علت زیر است:
الف) مواجه مدیران با شرایط خارجی غیر قابل کنترل مانند شرایط اقلیمی یا سیاست های دولت.
ب) عدم توانایی مدیر در دستیابی به اطلاعات کلیدی . در این شرایط تصمیم گیرنده برای انتخاب از سه شیوه زیر استفاده میکند:
(A حداکثر ها (MAX-MAX) : شیوه ای خوش بینانه است که از بین بهترین نتیجه برای هر راه بهترین آنها انتخاب میشود .
(B حداکثر حداقل ها(MAX-MIN) : شیوه ای بدبینانه است که از بین راه حل های ممکن برای بدترین نتیجه بهترین تصمیم انتخاب می شود.
(C روش ارزش مورد انتظار با احتمال یکسان : در این روش احتمال برای و قوع شرایط مختلف یکسان فرض می شود و راه حلی که بیشترین ارزش راداشته باشد به عنوان بهترین راه حل انتخاب میگردد.
مدل های تصمیم گیری:
این مدل ها برگفته از واقعیت بوده و روابط میان متغیرها را نشان می دهد و می توان از آن برای پیش بینی در تصمیم گیری
استفاده کرد.
1- مدل کلاسیک :
این مدل که منجر به فرآیند عقلائی تصمیم گیری می شود شامل شش مرحله زیر است:
1-1) تعریف مساله : یعنی تشخیص و توجه به عوامل ایجاد کننده مساله .
1-2) ایجاد راه حال ها: یعنی تهیه فهرستی از راه حل های ممکن با توجه به تجربیات و خلاقیت مدیران و نیز توجه به
پنج محدودیت عوامل اقتدار ، انسانی ، فیزیکی ، فن آوری و اقتصادی
1-3) ارزیابی را ه حل ها: یعنی کنار گذاشتن راه حل های غیر عقلانی و نا کار آمد
1-4) اتخاذ تصمیم یعنی انتخاب یک راه از میان راه حل های گوناگون در این مرحله عامل اساسی و تعیین کننده آمادگی مدیر برای ریسک پذیری و مخاطره می باشد.
1-5) اجرای تصمیمات : در این مرحله مدیر لازم است تعهدات لازم برای توجیه و آموزش کارکنان در اجرای تصمیم را
انجام داده و در صورت لزوم آنان را در تصمیم گیری مشارکت دهد.
1-6) ارزیابی و باز خورد (Feedback) این کار میزان تطابق نتایج با انتظارات را نشان می دهد و به رفع انحرافات احتمالی
می پردازد.
2- مدل اداری:
این مدل منجر به فرایند تصمیم گیری و در حالتی ساده تر و واقع بینانه تر می شود و مبتنی بر دو اصل زیر است :
الف) عقلانیت محدود: یعنی عدم توانایی مدیر در اتخاذ تصمیمات عقلانی به دلیل محدودیت ظرفیت فراگیری و محدودیت زمانی
ب) رضایتمندی: یعنی انتخاب بهترین راه حل در شرایط موجود که بیشترین رضایت را در کارکنان ایجاد کند.
ابزار های تصمیم گیری:
ابزار هایی هستند که به مدیر در تصمیم گیری بهتر کمک میکنند و شامل سه اصل زیر می باشند:
الف) ماتریس سود: در این روش مدیر راه حلی را که دارای بیشترین ارزش مورد انتظار باشد را به عنوان بهترین راه انتخاب میکند.
ب) نقطه سر به سر : نقطه ایست که در آن درآمد هزینه ها با یکدیگر برابر شده و پس از آن سودآوری آغاز می شود . فرمول های زیر تعداد کالا در نقطه سر به سر مبلغ فروش رادر این نقطه نشان می دهد.
تعداد کالا در نقطه سر به سرN =
هزینه ثابتFC =
هزینه متغیرVC =
در آمد حاصل از فروش یک واحد = R
FC N =
R - VC
N× R= FC P =
1 - ( VC / R )
*نکته مهم : هزینه های ثابت هزینه هایست که ارتباطی به تولید نداشته و مستمر پرداخت می گردد ، مانند اجاره ساختمان اما
هزینه های متغیر مستقیماً با تولید در ارتباط است و با افزایش تولید این هزینه ها افزایش می یابد ، مانند خرید مواد اولیه
ج) درخت تصمیم: ابزاریست تحلیلی که نتایج منطقی هزینه ها و راه حل های مربوطه را از راه ترمیم به تصویر می کشد این درخت وقتی به کار می رود که مدیران با مسائلی مواجه هستند که مستلزم تصمیم گیری در آینده است.
تصمیم گیری گروهی :
مزایای این نوع تصمیم گیری ایجاد راه حل های بیشتر و اطلاعات کاملتر ، افزایش مشروعیت و پذیرش بهتر یک راه حل می باشد.در حالی که معایبی از جمله صرف وقت زیاد ،تسلط اقلیت، فشار برای هماهنگی و مسئولیت مبهم افراد را داراست.
فنون تصمیم گیری:
1- طوفان مغزی : هدف این نگرش بهبود حل مساله با یافتن راه حل های جدید وغیر معمول است در این روش هیچ عقیده ای مورد انتقاد قرار نمی گیرد و هرچه عقاید رادیکال تر باشد بهتر است و کمیت ارائه عقیده مورد تاکید است همچنین اصلاح عقیده بوسیله دیگران تشویق می شود.
2- گروه اسمی : در این روش اعضای جلسه در آغاز حق سخن گفتن با یکدیگر را ندارند بلکه نظریات خود را کتباً نوشته و به صورت گمنام درتابلوئی در معرض دید همگان قرار می دهند سپس درباره تک تک راه حل ها گفتگو و نقد می شود، آنگاه
راه حل نهایی با رای گیری کتبی انجام می پذیرد.
3- دلفی: در این روش برای تصمیم گیری نظریات افراد صاحب نظر را با پرسشنامه جویا می شوند سپس نظریات ارزیابی شده و راه حلی که بیشترین امتیاز را آورد به عنوان راه حل نهایی انتخاب می شود. در این فن افراد لزوماً یکدیگر را نمی شناسند و برخورد رویاروی با یکدیگر ندارند.
4- ملاقات های الکترونیکی : در این روش افراد نظریات خود را از طریق انتقال به کامپیوتر بر روی پرده ای در اتاق نمایش
می دهند ، مزیت اصلی این روش گمنامی ، سرعت و درستکاری است در حالیکه فاقد غنای اطلاعاتی ارتباطات شفاهی و رودرو می باشد همچنین افرادی که سرعت بالایی در انتقال اطلاعات به کامپیوتر دارند می توانند کسانی را که از بلاغت و فصاحت زیادی در سخنوری دارند را تحت اشعاع قرار دهند.
برنامه ریزی :
جایگاهی راکه سازمان بایستی در آینده قرار گیرد تعیین می کند و بر دو نوع است:
1- غیر رسمی: که مختص سازمانهای کوچک بوده و مدیر به تنهایی تصمیم می گیرد و معمولاً مکتوب نمی شود
2- رسمی:که درسازمانهای بزرگ برای رسیدن به اهدافی ویژه و معین مکتوب می شود و در اختیار اعضای سازمان قرار می گیرد.
فرآیند برنامه ریزی: مطابق نمودار زیر فرآیند برنامه ریزی شامل چهار مرحله زیر است:
بیانیه ماموریت
اهداف
برنامه ها
اجرا
FEEDBACK(بازخورد)
1- تنظیم یا تجدید ماموریت سازمانی( بیانیه ماموریت) : باعث یکپارچگی نظریات مدیران عالی سازمان شد، و اعلان اهداف زیر بنائی و حوزه عملیات سازمان است و آن را از سایر سازمان های مشابه تمایز می کند. به علت تغییرات محیطی و دگرگونی در نیاز ها ماموریت ها نیز تغییر می کند.
2- اهداف سازمانی : این اهداف منابع و تلاش های سازمان را در جهت اجرای ماموریت سازمان هدایت می کند و به سطح زیر تقسیم می شود:
الف- اهداف راهبردی: هدف های رسمی است که توسط مدیران عالی سازمان تدوین می گردد
ب- اهداف راهکاری: پشتیبان اهداف راهبردی است و توسط مدیران عالی با همکاری مدیران میانی پدید می آید
ج-اهداف عملیاتی: برای حمایت از اهداف راهکاری و راهبردی ضروری است و توسط مدیران میانی با همکاری مدیران عملیاتی تدوین می شود.
3- برنامه ریزی سازمانی:
در هر سازمانی با توجه به 4 بعد زیر برنامه ریزی می گردد:
1- سطح ، که به سه سطح برنامه های راهبردی ، راهکاری و عملیاتی تقسیم می شود. برنامه های راهبردی راهنمای تصمیم گیری مدیران در سازمان بوده و عملیات سازمان را در بلند مدت ترسیم کرده و به صورت فراگیر درسطوح عالی سازمان شکل می دهد. برنامه های راهکاری حوزه محدودتری نسبت به برنامه های راهبردی داشته و با همکاری مدیران عالی و میانی سازمان تدوین می شود ، همچنین برنامه های عملیاتی اقداماتی ضروری است که دوره کوتاهتری داشته و توسط مدیران میانی و مدیران خط اول طراحی می گردد.
2- زمان: که مشتمل بر برنامه های بلند مدت (10 تا 20 سال ) میان مدت (1 تا 5 سال) و کوتاه مدت است . برنامه های راهبری بلندمدت بوده و در محیط های با ثبات می تواند 10 تا 20 سال و در محیط های پویا و پیچیده تا حداکثر 5 سال تهیه شود برنامه های میان مدت شامل برنامه های راهکاری است که بازه زمانی میان یک تا پنج سال را داراست و برنامه های کوتاه مدت شامل برنامه های عملیاتی است که در محدوده زمانی یک سال یا کمتر انجام می شود.
3- قلمرو برنامه ها: قلمرو برنامه های راهبردی معمولاً وسیع بوده و مقصد و هدف سازمان را نشان می دهد . در حالی که قلمرو برنامه های راهکاری محدود به یک تا دو واحد از سازمان بوده و برنامه های عملیاتی به طور روزانه توضیح می دهد که چگونه برنامه های راهکاری به اجرا در آید .
4- استمرار : که مشتمل بر سه موقعیت زیر است:
الف) برنامه های یکباری : موقعیت هایی که احتمال تکرار آن صفر است و از برنامه های یکباری استفاده می شود مانند طرح ها و پروژه ها
ب) برنامه های همیشگی : برنامه هایی که به طور معمول تکرار می شود و استمرار دارد مانند قوانین سازمان و اعطای حقوق به کارکنان
ج) برنامه های اقتضایی: برنامه هایی که احتمال تکرار آنها کم است مانند خرابی های ناشی از حوادث برای دستگاه های یک کارخانه
4- اجراء :
انواع هدف گزاری :
1- هدف گزاری سنتی: در این نوع هدف گزاری ، هدف های اصلی دربالای سازمان تدوین می شود و سپس به زیر دستان تحمیل می گردد.
2- مدیریت بر مبنای هدف :شیوه ای است که در آن اهداف و برنامه ها به طور مشترک توسط کارکنان و مدیران تهیه و
اجرا می شود و سپس نتایج بررسی و ارزیابی می گردد.
مسئولیت برنامه ریزی:
الف) نقش فردی مدیران: هر مدیری با توجه به امکاناتش تصمیماتی را برای اقدامات ضروری اتخاذ می کند .
ب) نقش گروه ضربت برنامه ریزی: گروهی موقت از مدیران است که در مواقع لزوم مسئولیت تنظیم و اجرای برنامه را بر عهده دارند.
ج) نقش متخصصان برنامه ریزی : که برای کل سازمان و نیز قسمت های مختلف آن برنامه ریزی کرده و به رئیس سازمان گزارش می دهند.
پیش بینی فروش:
با استفاده از سه روش زیر می توانیم میزان فروش را در سال آینده پیش بینی کنیم .
1- استفاده از نظرات مدیران اجرایی سازمان
2- برآورد میزان فروش از طریق درگاههای فروش و فروشندگان عمده
3- روش تحلیل توالی زمانی: یعنی استفاده از میزان فروش سالیان گذشته
جدول زمانی:
فرآیندی است برای تنظیم فهرستی از جزئیات فعالیت های لازم برای تحقیق اهداف و بر دو نوع است.
1- نمودار گانت: در این نمودار مدت زمان کل پروژه در طول محور افقی و فعالیت ها در روری محور عمودی نمایش داده
می شود ، این نمودار به مدیران کمک می کند تا پروژه ها را با فعالیت های متعدد برنامه ریزی و تکمیل هر فعالیت را پیگیری کنند.
نکته: مزیت نمودار گانت نشان دادن فعالیت های متوالی و متقارن وچگونگی احتساب زمان آنهاست اما درپروژه های بزرگ نشان نمی دهد که به وضوح چه فعالیتی قبل از فعالیتی دیگر باید به پایان برسد و یا فعالیت های متقارن از چه جایی با یکدیگر همزمان می شوند.
2- فن باز نگری و ارزیابی برنامه (پرت)
دراین فن نام فعالیت ها در داخل یک دایره و زمان آنها روی بردار منتهی به آن دایره مشخص می گردد. در مثال زیر مسیر بحرانی یعنی مسیری که بیشترین زمان ممکنه را به خود اختصاص می دهد زمان کل پروژه است.
نکته مهم: برای برآورد زمان هر فعالیت می توان از فرمول زیر استفاده نمود:
TO + TP + 4TM TE =
6
زمان خوشبینانه = TO
زمان بدبینانه = TP
زمان محتمل = TM
زمان مورد انتظار = TE
بخش چهارم
سازمان دهی:
ساختار سازمانی چهارچوبی است که مدیران برای تقسیم و هماهنگی فعالیت های اعضای سازمان آنرا ایجاد می کنند و به دو دسته زیر تقسیم می شود:
1- ساختار رسمی: که روابط به صورت مکتوب و به کمک نمودار با دقت زیاد برای کارکنانتشریح میشود . این ساختار ها آرمانی بوده و ماهیتی غیر شخصی دارد. زیرا سازمان از راه فرآیند کارگزینی افراد خاصی را برای پست های مختلف انتخاب می کند.
2- ساختار غیر رسمی: حاصل تعامل اجتماعی مداوم است و ساختار رسمی را تحکیم می کند همچنین عملکرد سازمان را به طور واقعی نشان داده ، شخصی است و مدیر روابط سازمانی را شفاهاً توضیح می دهد.
هدفهاي ساختار سازماني:
1- جهت دادن اطلاعات بسوي مديران مربوط تا ميزان عدم اطمينان آنان هنگام تصميم گيري کاهش يابد.
2- توزيع اختيار براي تصميم گيري به طور مؤثر به صورتي که اعضاي سازمان بتوانند بدون دردسر و با انسجام در هر سطحي برنامه هاي خود را اجرا کنند.
3- تعيين وکنترل روابط ميان واحد هاي کاري به طوري که اطمينان حاصل شود که کليه کارها به شيوه منظم و مرتب واگذار و اجراء شده است و کليه واحدها در موفقيت سازمان مشارکت داشته اند.
انواع نمودار سازمانی:
این نمودار ها تصویر خلاصه ای از ساختار هر سازمان را نشان می دهد ونشان دهنده کانون توجه هر سازمان است و مبنائیست برای برنامه ریزی تغییرات سازمانی و به سه نوع هرمی ، افقی و دایره ای تقسیم می شود، اما معایب زیر را داراست :
1- روابط و ارتباطات واقعی سازمان را نشان نمی دهد.
2- در برابر تغییرات پیچیده سازمانی کهنه و منسوخ می شوند.
3- روابط رسمی مانع پیدایش روابط غیر رسمی در سازمان می شود که می تواند اثر بخشی راه کاهش دهد
سازماندهی
فرآیند مدیریتی مستمری است که مزایا و معایب زیر را دارا می باشد. مزایا:
1- ایجاد تخصص و مهارت در افراد
2- کارکنان زمان را براي حرکت از وظيفه اي به وظيفه اي ديگر از دست نمي دهند
3- تمرکز بر يک وظيفه موجب مي شود که افراد وظايف خود را آسان تر و اثر بخش تر اجرا کنند.
4- تقسيم کارموجب مي شودکه کارکنان فقط نيازداشته باشند چگونگي انجام وظيفه کاري خود را بدانند وبه فرايند کلي کاري ندارند
معایب:
1- وظايف تکراري موجب کسالت مي گردد.
2- غيبت از کار
3- بي تفاوتي نسبت به سازمان و ديگران
فرآیند سازماندهی: شامل چهار مرحله زیر می باشد :
1-تقسیم کار: مزایایی از جمله افزایش مهارت کارکنان صرفه جویی در زمان آسان تر شدن وظایف وعدم فشار برای شناخت وظیفه راداراست ، اما معایبی از جمله احساس از خود بیگانگی، کسالت و بی حوصلگی وغیبت از کار به وجود می آید.
2- واحد سازی: فرآیندی است که در آن مشاغل مختلف در گروه های منطقی دسته بندی شده تا کل سازمان شکل گیرد و به دو نوع واحد سازی سنتی و واحد سازی های مدرن تقسیم می شود.
الف) واحد سازی سنتی:
(A واحد سازی بر اساس وظیفه :
برای گروه بندی مشاغلی است که با مهارتهای تخصصی ارتباط دارند، روشی منطقی و اثبات شده است که موجب بالا رفتن توانایی افراد میشود و به مدیران برای کنترل موثر کمک می کند اما معایب زیر را داراست:
1) در مواردی مانند وسعت حوزه جغرافیایی کارایی ندارد
2) وفاداری کارکنان به واحد مخصوص به خود می باشد نه به کل سازمان
3) دشوار شدن انطباق سازمان با تغییرات محیطی
4) عدم آماده سازی افراد و کارکنان برای ایفای نقش های مدیریتی در سطوح بالاتر
(B واحد سازی بر اساس نوع محصول :
در این نوع واحد سازمانی مدیران مشاغل را بر طبق تنوع تولید کالاها و خدمات طبقه بندی میکنند که دارای مزایایی چون حداکثر استفاده از تخصص های انسانی و سرمایه های اختصاص داده شده، سرعت در هماهنگی و آموزش مدیران و تنوع در تولید کالاها و خدمات و معایبی چون استخدام افراد بیشتر و افزایش هزینه، دشواری در کنترل محصولات گوناگون توسط مدیران ارشد و فراموش شدن فعالیت های وسیع تر سازمان به دلیل تمرکز کارکنان به محصول خود می باشد.
(C واحد سازی بر اساس منطقه جغرافیایی:
در این نوع واحد سازی برای کوتاه کردن تاثیر مسافت شعبات سازمان در مناطق مختلف جغرافیایی دایر می شود که مزایایی از جمله بهبود در هماهنگی فعالیت های محلی ، افزایش استخدام افراد محلی و کاهش هزینه ، توسط ارتباط با مردم و امکان پاسخ گویی سریع و کارآمد را داراست اما معایبی از جمله رشد محدود سازمان بدلیل کمبود نیروهای متخصص ، تکرار برخی خدمات وافزایش هزینه و دشواری در هماهنگی و کنترل واحدهای مختلف سازمانی را دارا می باشد.
(D واحد سازی بر اساس نوع مشتری:
این نوع واحد سازی بر مبنای نوع مشتریان و از رده میانی به پایین اجرا می شود . مزایای آن حمایت از نیازهای مشتری و درک مسائل آنان و افزایش مهارت در شناخت مشتری را داراست اما معایبی از جمله دشوار بودن هماهنگی و نیاز مدیر به کارکنان ماهر و متخصص در رابطه با مشکلات مشتریان راداراست.
(E واحد سازی بر اساس فرآیند تولید:
در این نوع واحد سازی برمبانی فرآیند های مختلف تولید یک کالا واحد سازی میشود مانند کارخانه ایران خودرو مزایای آن عبارتست از دستیابی به مزیت های اقتصادی به کاربردن تکنولوژی تخصصی. معایب آن شامل دشواری و صرف وقت در هماهنگی واحد ها ، نامناسب بودن این شیوه برای پرورش مدیران عمومی و نیز واگذاری مسئولیت سود دهی به مدیران سطح بالای سازمان می باشد.
ب) الگو های جدید واحد سازی:
جهت اطلاعات بیشتر به سایت www.kishtech.com مراجعه فرمایید.