فایل های .ost تنها زمانی استفاده می شوند که نوع اکانت شما Exchange server باشد و کار آفلاین را ترجیح دهید.

فایل های .pst : این فایل های یک نوع فایل داده ای بوده که پیام های شما و سایر آیتم ها در آن ذخیره می شوند که  برای اکانت های POP3,IMAP,HTTP استفاده می شوند.ایمیل هایی از هر سه نوع پروتکل در این نوع فایل ها ذخیره می شود.هنگامی که قصد ایجاد فلدرهای backup و Archive را دارید و نوع اکانت شما exchange server  است باید از یک فایل اضافه .pst نیز استفاده نمایید.با انتقال ایمیل ها به فایل .pst فضای روی میل سرور شما آزاد می شود.از معایب این نوع فایل ها کار نکردن آنها با اکانت ایجاد شده از نوع  exchange server  است .فایلی که با پسوند .pst می باشد و با نسخه ۲۰۰۳ یا ۲۰۰۷ نرم افزار مایکروسافت اوت لوک طراحی شده باشد ، قابلیت باز شدن توسط نسخه های قبلی را ندارد. جهت ساخت فایلی سازگار با نسخه های قبلی می توان فایل دیتا را با فرمت Outlook 97-2002 Personal Folders file (.pst) ایجاد کرد.

همچنین توسط  synchronize می توانید محتوای ایمیل هارا به صورت آفلاین تغییر داده و یا از فلدری به فلدر دیگر منتقل کنید و سپس تغییرات را در سرور نیز مشاهده کنید . بخش هایی که synchronize   می شوند شامل موارد زیر است.

Header : معمولا نام فرستنده ، موضوع نامه و زمان دریافت پیام و اندازه ی پیام را در بر دارد.

Full Item  : شامل  عنوان،بدنه ی پیام ، الحاقیه ها و تصاویر  می باشد .