کشف لحظات مفید و طلایی در جلسات کاری

جلسات کاری با تمام مزایا و معایب، قسمت‌ها و دقایقی دارند که حداکثر خروجی از آن‌ها دریافت می‌شود و باید این قسمت‌ها را افزایش دهیم.

افراد کمی هستند که به شرکت در جلسات کاری علاقه نشان دهند. این پدیده‌ها روز به روز در حال افزایش و از بین بردن زمان کاری کارمندان هستند. مؤسسه‌ی کسب‌وکار هاروارد در یکی از تحقیقات خود اعلام کرده در ۵۰ سال گذشته آمار جلسات کاری از کمتر از ۱۰ ساعت در هفته، به ۲۳ ساعت رسیده است که بیش از نیمی از زمان کاری افراد را اشغال می‌کند.

البته برخی مدیران هنوز مزایای جلسات کاری را بیشتر از معایب آن‌ها می‌دانند. آن‌ها معتقدند این گردهم‌آیی‌ها موجب تمرکز روی انجام کارها و ایجاد ارتباط بین کارمندان می‌شود. بعلاوه ارتباطات چهره به چهره حتی از راه دور نیز بینش افراد نسبت به یکدیگر و چشم‌انداز شرکت را افزایش می‌دهد.

شاید دلیل منفور بودن جلسات کاری، توجه نکردن به لحظات مفید و گم کردن آن‌ها در حجم عظیم اتفاقات و مکالمات ناخوشایند باشد. تعدد موضوعات و محدودیت زمانی از دلایلی است که موجب نادیده گرفته شدن مسائل مهم و زمان‌های طلایی جلسات کاری می‌شود. به‌هر حال می‌‌توان با توجه بیشتر این لحظات طلایی را پیدا کنیم و در افزایش دادن مقدار آن‌ها در جلسات بکوشیم.

نشانه‌های کلامی و غیر کلامی
موقعیت‌های مهم را می‌توان با توجه به رفتار افراد حاضر در جلسه تشخیص داد. در عموم جلسات اوقاتی هستند که افراد بدون علاقه‌ی خاص به صحبت‌ها گوش می‌دهند یا حتی با گوشی موبایل خود کار می‌کنند. نقاط حیاتی زمان‌هایی هستند که افراد به‌ناگهان حضور فیزیکی‌تر و احساسی‌تری در بحث و جلسه دارند و از کارهای متفرقه خودداری می‌کنند.

به افرادی که یادداشت‌ برمی‌دارند یا در بحث شرکت می‌کنند دقت کنید. شرکت کردن در بحث نشان می‌دهد که افراد علاوه بر توجه کردن، نقطه نظرات خود را نیز ارائه می‌کنند. در این مواقع آن‌ها با عبارتی صحبت‌های یکدیگر را تأیید می‌کنند و عموما با اضافه کردن یک «اما» نظرات خود را می‌گویند. در این مواقع آن‌ها به تأثیر مکالمه روی خود و سبک کاری‌شان اشاره می‌کنند.
وقتی این لحظات پیش‌ می‌آیند، با آن‌ها مقابله نکنید و اجازه بدهید به نتیجه برسند. وقتی افراد حول موضوع بحث می‌کنند، آن‌ها را تشویق کنید و حتی بقیه را نیز با سؤال کردن و نظرخواهی به مشارکت دعوت کنید.

فرهنگ همکاری ایجاد کنید
پیدا کردن و پرورش دادن لحظات مهم در جلسه‌ها نیاز به توجه کافی به فرهنگ سازمانی دارد. اگر جلسات شما تنها محل صدور بیانیه و سخنرانی است و اجازه‌ی مشارکت به حضار داده نمی‌شود، نمی‌توان امید زیادی به کشف لحظات طلایی داشت. به بیان دیگر، قدم اول برای رسیدن به لحظات طلایی و حصول بهترین نتایج از جلسات، ایجاد فرهنگ حامی همکاری است. باید به شرکت‌کنندگان در جلسات اجازه بدهید که با سؤال کردن، نظر دادن و حتی جلب توجه دیگران، مشارکت بیشتری داشته باشند.

دستورجلسه انعطاف‌پذیر داشته باشید

در اغلب جلسات تأکید زیادی روی پیروی از دستور جلسه می‌شود. این دستور قطعا به دلیل مشخصی تدوین شده است و باید رعایت شود؛ اما می‌توان کمی انعطاف چاشنی آن کرد. به‌عنوان مثال اگر دستور شما در یک جلسه‌ی یک ساعته شامل ۶ مبجث می‌شود، فشار برای پایان دادن هر بحث و پرداختن به موضوع بعدی افزایش می‌یابد. اگر در طول جلسه متوجه تمرکز زیاد افراد روی یک موضوع و مشارکت سازنده‌ی آن‌ها شدید، این مبحث را با دقت بیشتری بررسی کنید و بقیه‌ی موارد را به زمانی دیگر موکول کنید.
در جلسات با دقت به اتفاقات در حال وقوع و افزایش و کاهش انرژی و مشارکت همکاران دقت کنید. در صورت رخ دادن لحظات طلایی آن‌ها را مقدم‌تر از دستور جلسه بدانید. فراموش نکنید که جلسات کاری به‌منظور ایجاد بحث و تبادل نظر در زمان حال تشکیل می‌شوند؛ در غیر این صورت فرستادن ایمیل راحت‌تر از برگزاری جلسه بود.

فرصت‌ها را غنیمت بشمارید
وقتی شاهد افزایش تمایل و مشارکت افراد شدید، موضوع یا اتفاق جذاب را یادداشت کنید. این موضوع می‌تواند یک بحث، چالش، ایده یا حتی یک فرد خاص باشد. فراموش نکنید که پیدا کردن این لحظات و موضوعات و پرورش دادن آن‌ها در جلسات بعدی، کلید طلایی شما برای رهایی از جلسات کاری خسته‌کننده هستند.