با ظهور مدیریت دانش به عنوان یک دیسیپلین ارزشمند، محصولاتی با نام سیستم های مدیریت دانش، برای سازمان ها، پا به عرصه وجود گذاشتند. تحت نام سیستم مدیریت دانش (KMS)، مجموعه بسیار گسترده و متنوعی از محصولات، ارائه می شود که بخش عمده ای از آن ها را نمی توان یک سیستم مدیریت دانش واقعی به حساب آورد؛ برای این که دریابیم یک سیستم مدیریت دانش سازمانی چیست، بهتر است به جنبه های دیگر مدیریت دانش نیز نگاه متوازنی داشته باشیم:

   مدیریت دانش، در حقیقت، به توانمندی ها و قابلیت های از سازمان در تولید ارزش از دانش اشاره دارد که حوزه های زیر در آن نقشی پررنگ دارند:

   به این ترتیب، می توان دریافت، اگرچه مدیریت دانش، به هیچ وجه مقوله ای تکنولوژی-محور نیست، اما استفاده از تکنولوژی مناسب، در به هدف رسیدن پروژه های مدیریت دانش به عنوان يک ضرورت مطرح می شود. از این رو، برخی سازمان ها همواره برای اجرای پروژه های KM به دنبال سیستم های مدیریت دانش می گردند. اين جا، جایی است که مشکلات آغاز می شود!

   از آن جایی که مدیریت دانش، فعالیت ها و تکنیک های بسیاری را پوشش می دهد، عبارت "سیستم مدیریت دانش" نیز چنین حالتی به خود می گیرد. سازمان، بدون تعریف و مرزبندی قابلیت های یک چنین سیستمی مطمئنا در ایجاد مدیریت دانش سازمانی دچار سردرگمی می شود.

   خطری که در پی این سردرگمی، سازمان را تهدید می کند، خرید راهکارهای تکنولوژی، بدون درک عمیق و صحیح از قابلیت ها و توانمندی های سازمان و نقاط مستعد برای محصولات تکنولوژی دانش است.

   يک سازمان بایستی با توجه به 3 عنصر کلیدی مدیریت دانش (افراد، فرآیندها و محتواها)، راهکار تکنولوژی مناسب را برای خود تعریف نماید. به این ترتیب ابزارهای تکنولوژی دانش باید در پی شناخت مناسب نیازمندی های سازمان، مورد استفاده قرار گیرد.

   چند مثال زیر را در نظر بگیرید، راه حل این مثال ها، مجموعه ای از تکنیک های مدیریت دانش است که بخشی از آن می تواند یک تکنولوژی مناسب مدیریت دانش باشد:

يک شرکت کوچک، که بخشی از آن متعلق به یک سازمان بزرگتر است، از سوی مدیران بالاتر تحت فشار قرار می گیرد که حجم نیروهای خود را کاهش دهد. مسئولیت این کاهش نیرو، بر عهده مدیرعامل شرکت کوچکتر بود که پس از یررسی های انجام گرفته تعدادی از نیروها را انتخاب کرد. هشت ماه بعد، طی مذاکرات یک قرارداد جدید، مشخص شد چند تن از نیروهای زبده و مورد نیاز برای این قرارداد، در کاهش نیرو، از دست رفته اند!

شرکت های بزرگ بسیاری بدون آگاهی از کلیه نقش های مدیران میانی، دست به مسطح سازی ساختار سازمانی و حذف مدیران میانی زده اند، اما پس از این کار دریافته اند بهره وری، عملکرد نیروهای انسانی و راندمان کل سازمان با خطرات عمده مواجه شده است.

این مثال، مشکلی است که یک مدیر عامل ناامید در مورد سه سرپرست کف کارگاه خود عنوان می کند: یکی از سرپرست ها فردی توانا و بسیار مناسب برای شغل خود است، که مشکلات را پیش از وقوع شناسایی می کند و عملکرد کارگاه خود را همواره تضمین می نماید. دو نفر دیگر فاقد شرایط لازم هستند و مانند فرد اول عمل نمی کنند. یکی از راهکارها این است که این دو نفر با دو سرپرست مناسب جایگزین شوند. ما دریافتیم موارد کیفی که سرپرست اول را قادر به عملکرد مناسب می ساخت، را نمی شناسیم تا بر اساس آن دست به اقدام بزنیم؛ باید راه حل های بهتری هم باشد ...

شرکت بزرگ A پروژه های متعددی در نقاط مختلف کشور در حال اجرا دارد، به گونه ای که تمامی نیروهای متخصص آن به سختی در گیر پروژه ها هستند و امکان تامین و تربیت نیروی انسانی در کوتاه مدت، به دلیل پیچیدگی تخصصی وجود ندارد. این شرکت در بزرگترین مناقصه تاریخ خود برنده می شود! آیا چنین پروژه با ارزشی رها شود؟ آیا کیفیت دیگر پروژه ها قربانی شود؟ ... 

شرکت B سازمانی است دارای قدمت که مزیت رقابتی اصلی آن مدیران با سابقه و توامند آن است، از آن جا که این افراد، هم زمان آغاز به کار کرده اند تا پنج سال دیگر بازنشسته می شوند، پیداست که سازمان این مشکل را حس کرده است که با رفتن این افراد مشکلات زیادی بروز می کند؛ چه باید کرد؟ اگر زمان بازنشستگی آن ها شش ماه دیگر بود چطور؟ اگر شش ماه پیش بازنشسته شده بودند و سازمان تازه به اهمیت آن ها پی برده بود چه طور؟.. 

نیروهای فروش، ارائه خدمات و پشتیبانی و روابط عمومی بیش از هر تکنسین یا متخصصی در شرکت خودروسازی C، با نیازمندی های مشتریان و خواسته های آن ها در تماس هستند و از سوی دیگر، توانمندی آن ها در حل مسائل مشتری و نحوه برخورد آن ها با مخاطبان است که تصویر ذهنی مشتری از شرکت C را شکل می دهد. اما از آن جا که شعب فروش و خدمات بسیاری از شرکت C در حال فعالیت هستند، ایجاد این یکپارچگی در برخورد با مشتری و دستیابی به نیازمندی های خالص مشتریان به یک چالش بزرگ برای C تبدیل شده است.