اشخاص حقیقی وحقوقی، شرکت‌ها، موسسات، بانک‌ها و ارگان‌های دولتی درطول یکسال، معاملات ومبادلاتی با اشخاص حقیقی وحقوقی خارجی انجام می‌دهند. این معاملات و مبادلات شامل صدور و ورود کالا‌ها وخدمات، اعطاء یا اخذ وام، انجام سرمایه گذاری و گرفتن و یا اهداء هدایای بلاعوض است. برای اطلاع از اهمیت و اثر این معاملات و مبادلات بر فعالیت‌های اقتصادی کشور، معمولا" آنها را تقسیم بندی و به طور منظم ثبت می‌کنند.

مقامات دولتی می‌توانند با بررسی ترازپرداخت‌ها، وضعیت اقتصادی کشور را در رابطه با فعالیت‌های اقتصادی داخلی و خارجی مورد ارزیابی و تحلیل قرار دهند.

منظور از اشخاص حقیقی و حقوقی مقیم یک کشور، اشخاصی هستند که محل اقامت آن‌ها درداخل کشور قرار دارد؛ بنابراین فعالیت دیپلمات‌های خارجی و کارگران خارجی که به طور موقت دریک کشور فعالیت دارند طبق این تعریف در تراز پرداخت‌ها درنظر گرفته نمی‌شود.

کشور‌های عضو صندوق بین المللی با توجه به معیارهائی که این صندوق جهت تنظیم تراز پرداخت‌ها تعیین کرده است، نسبت به تهیه ترازپرداخت‌ها وانتشار آن اقدام می‌کنند.

ترازپرداخت‌ها معمولا" به سه حساب: جاری، سرمایه وتسویه‌های رسمی تقسیم می‌شود. هرگونه فعالیتی درترازپرداخت‌ها به صورت مثبت ومنفی (بستانکار یا بدهکار) ثبت می‌شود.

صادرات کالا وخدمات (که منجر به ورود ارز می‌شود) اخذ هدایا و ورود سرمایه با علامت مثبت در ستون بستانکار درترازپرداخت‌ها ثبت می‌شوند، درحالیکه واردات کالا‌ها و خدمات (که منجر به خروج ارز خواهد شد)، اعطاء هدایا به خارج و صدور ارز جهت انجام سرمایه گذاری درخارج با علامت منفی در ستون بدهکار در تراز پرداخت‌ها در نظر گرفته می‌شود.

البته حساب تسویه‌های رسمی نیز چگونگی افزایش ویا کاهش ذخایر ارزی وطلای کشور را نشان می‌دهد. اگر ستون بستانکار در تراز پرداخت‌ها بیشتر باشد، می‌گویند تراز پرداخت‌ها دارای مازاد است. در این صورت ذخایر ارزی وطلای کشور اضافه می‌شود. اگر ستون بدهکار درترازپرداخت‌ها بیشتر باشد، گویند ترازپرداخت‌ها دارای کسری است. در این حالت ذخایر ارزی و طلای موجود کشور کاهش پیدا می‌کند.

معمولا" کشور‌ها، ترازپرداخت ها را به دو صورت تنظیم می‌کنند. نوع نخست تنظیم تراز پرداخت‌ها به طور خلاصه است و برای هر حساب فقط مانده آن حساب و یا اقلام مهم آن ذکر می‌شود. درحالی که نوع دوم به خلاصه فعالیت‌ها اکتفا نکرده وتفصیل اقلام مختلف را نیز ذکر می‌کند. معمولا" ترازپرداخت‌ها را به طور سالیانه تنظیم می‌کنند.