14-11-2019, 06:58 PM
اهمیت ارائه بازخورد در بهبود عملکرد کارکنان
![[تصویر: Reasons-For-Hiring-The-Services-of-a-Pro...30x470.jpg]](https://karhub.org/blog/wp-content/uploads/2019/07/Reasons-For-Hiring-The-Services-of-a-Professional-Business-Consultancy-830x470.jpg)
چگونگی ارائه بازخورد به کارمندان برای بسیاری از مدیران مایه عذاب است. اگر شما هم جزء این دسته از مدیران هستید، پس فکر کردن به این مسئله برای شما نیز مشکل است. اما نمی‌توان به بهانه ایجاد مشکل از ارائه بازخورد خودداری کرد و تاثیر آن را در بهبود عملکرد کارکنان و رشد سازمان نادیده گرفت. اینکه ارائه بازخورد برای دسته‌‌ای از مدیران مشکل است، می‌تواند دلایل مختلفی داشته باشد؛ به عنوان مثال:
[list]
[*]بعضی از مدیران نگران نوع واکنش کارکنان خود هستند.
[*]برخی از مدیران مطمئن نیستند که نظراتشان باعث تغییر مثبتی در نحوه کار یا رفتار کارمندانشان می‌شود یا نه.
[*]بعضی از آنها نگران هستند که کارکنان بعد از دریافت بازخورد شغلشان را ترک کنند.
[/list]مدیریت عملکرد کارکنان می‌تواند از طریق دو نوع بازخورد در حین انجام کار (بازخورد جاری) و بازخورد رسمی، بهبود یابد. در مقاله پیش‌رو، انواع بازخورد و تاثیر هر یک از آنان بر بهبود عملکرد کارکنان را بررسی می‌کنیم. بعد از مطالعه این مقاله بازخوردهای مناسب‌تری ارائه می‌دهید که باعث بهبود عملکرد کارمندانتان و کاهش ترک کار آنها می‌شود، که این موضوع در نهایت منجر به افزایش بهره‌وری سازمانتان خواهد شد.
![[تصویر: Improve-staff-performance.jpg]](https://karhub.org/blog/wp-content/uploads/2019/07/Improve-staff-performance.jpg)
انواع بازخورد برای بهبود عملکرد کارکنان
خودآگاهی کارکنان از طریق ارائه بازخورد افزایش پیدا می‌کند و باعث ترویج تغییرات مثبت در کل سازمان می‌شود. فرض کنید کارکنانی که سطح عملکرد خوبی دارند، واقف هستند که در سازمان چه جایگاهی دارند و مانند گذشته به کار کردنشان با سطحی مطلوب ادامه دهند. همچنین این احتمال وجود دارد که این کارکنان دیگر برای انجام وظایف و بهبود عملکردشان تلاشی نکنند یا به طور دسته جمعی برای پیشرفت حرفه‌ای خودشان شرکت را ترک کنند.
بازخورد یکی از ابزارهای مفید است که به وسیله آن مدیران از توسعه همه جانبه کارکنان در سازمان اطمینان پیدا می‌کنند. در واقع، ارائه بازخورد فرصتی را فراهم می‌کند که شما به عنوان مدیر، مشاهداتتان درباره عملکرد شغلی کارکنان را با آنها به اشتراک بگذارید و اطلاعاتی کاربردی در مورد تحولات مفید کسب کنید. بدون ارائه بازخورد، کارمندان هیچ ایده‌ای درباره نگاه و برداشت شما از کیفیت کاری‌شان ندارند.
ارائه بازخورد یا فیدبک را می‌توان به دو نوع اصلی طبقه‌بندی کرد:
[list]
[*]بازخورد جاری که به طور منظم یا در موقع ضرورت اتفاق می‌افتد؛ و به مافوق (رییس)، مرئوس (کارکنان)، و یا افراد هم سطح در چارت سازمانی (همکاران) منعکس شود.
[*]بازخورد رسمی که به طور معمول در جلسات سالانه یا شش ماهه‌ی بررسی عملکرد بین مدیران و مرئوس مستقیم مطرح می‌شود.
[/list]مطالعه کامل مقاله پیش‌رو به شما کمک می‌کند تا بتوانید هر دو نوع بازخورد را با کارکنانتان در میان بگذارید.
۱٫ بازخورد در حین انجام کار (بازخورد جاری)
بر اساس اهدافی که در ابتدای سال به اتفاق کارمندان تعیین کردید، اگر کسی از مسیر تعیین شده منحرف شود، بازخورد در حین کار فرصتی فراهم می‌کند تا با مداخله زودهنگام بتوانید اشتباهات را جبران کنید. همچنین تشخیص و تقویت کار مفید به این وسیله آسان می‌شود.
این نوع بازخورد شامل موارد زیر می‌باشد:
[list]
[*]گفتگوی فوری در سر صحنه رویداد (مانند ارائه کارمند در جلسه هیئت مدیره)
[*]جلسات بررسی هفتگی با هر کدام از اعضای تیم، برای سنجش میزان پیشرفت در دستیابی به اهداف کلی و جزئی
[*]جلسات مربیگری حرفه‌ای
[/list]![[تصویر: Provide-feedback.jpg]](https://karhub.org/blog/wp-content/uploads/2019/07/Provide-feedback.jpg)
چنین تعاملات مکرری نه تنها کمک می‌کند تا افراد دچار انحراف از مسیر نشوند، بلکه تهیه ارزیابی سالانه هم برای شما آسان‌تر می‌شود. حال با ثبت مشاهدات خود و بحث در مورد پیشرفت کارکنان در طول سال، کاملا آگاه خواهید بود که نقاط قوت و ضعف کارمندان مستقیم شما کدام است. از سوی دیگر، کارکنان شما هم در جهت بهبود و رفع ایرادها، قبل از جلسه بازخورد رسمی اقدام می‌کنند.
۲٫ بازخورد رسمی
بازخورد رسمی به معنی جمع‌بندی تمام ارزیابی‌های شما در طول سال است. همانند بازخورد در حین کار، این ارزیابی‌های سالانه به شما فرصت شناسایی عملکرد مطلوب کارکنان، و تشخیص مشکلات، قبل از لاعلاج شدن آنها را می‌دهد. مذاکرات مربوط به بازخوردها نباید با هیچ شگفتی همراه باشد، چون شما قبلا در مورد مسائل مربوط به عملکرد در جلسات بازخورد در حین کار صحبت کرده‌اید. از سایر مواردی که در جلسات بازخورد صحبت می‌کنید می‌توانیم به انتظاراتی اشاره کنیم که بر موارد زیر تاثیر می‌گذارند:
[list]
[*]پرداخت
[*]افزایش حقوق بر اساس شایستگی
[*]پاداش
[*]ارتقاء
[/list]اما بررسی رسمی نیز به شما فرصت برنامه‌ریزی برای آینده را می‌دهد. چون به این ترتیب می‌توانید همراه با کارکنان خود در مورد نحوه توسعه و همکاری آنها برای دستیابی به اهداف جدید در سال آینده، بحث کنید تا آنها راحت‌تر کار و حرفه خود را پیش ببرند.
برای بهبود عملکرد کارکنان به استقبال بازخورد بروید
به هر نوع بازخورد گفته شده (بازخورد در حین انجام کار و بازخورد رسمی) به عنوان قدمی برای بهبود عملکرد کارکنان و بخشی از مشارکت با آنها نگاه کنید. مشارکتی که حاصلش افزایش اعتماد و گفتگوی صادقانه خواهد بود. به عنوان مثال، از آنها بخواهید تا نظرشان را درباره عوامل موثر یا موانع موجود در کارشان بیان کنند؛ آنها می‌توانند این کار را به صورت رو در رو یا به عنوان خودارزیابی مکتوب قبل از ملاقات با شما ابراز نمایند.
شاید صرف ناهار یا نوشیدنی بعد از ساعت کاری و تقویت ارتباط از این راه کمک کند تا کارکنانتان به اهداف مهمی دست پیدا کنند. یا شاید کنترل لحن ایمیل در محیط کاری یکی از وظایف کلیدی دشوار مدیر پروژه‌های IT باشد.
کارمندانتان را تشویق کنید تا:
[list]
[*]دستاوردهایشان را ثبت کنند: مانند، «من موفق شدم دو معامله جدید به ارزش ۱۰ میلیون تومان را نهایی و جلسات بررسی هفتگی با توزیع‌کننده را قطعی کنم»
[*]منابع مورد نیاز برای توسعه آینده را مشخص سازند: مانند آموختن سیستم جدید گزارش فروش یا مشاوری که به آنها درباره یک کار جدید مشورت بدهد.
[/list]یادتان باشد از تعامل سخت‌گیرانه با افرادی که در شروع کارشان کیفیت مطلوبی ندارند و تذکر درباره افت عملکردشان اجتناب کنید. آنها باید با فرهنگ سازمان شما آشنا شوند تا آماده پذیرش بازخوردها شده و شما شاهد بهبود عملکرد آنها شوید.
با توجه به نگرانی و ترس گسترده‌ای که در مورد بازخورد (در هر دو طرف مبادله) وجود دارد، شاید فکر کنید که غلبه بر اضطراب موجود در این زمینه و انجام مکالمه سازنده با کارکنان مستقیم‌تان غیرممکن باشد. اما شما می‌توانید.
چگونگی ارائه بازخورد به کارمندان برای بسیاری از مدیران مایه عذاب است. اگر شما هم جزء این دسته از مدیران هستید، پس فکر کردن به این مسئله برای شما نیز مشکل است. اما نمی‌توان به بهانه ایجاد مشکل از ارائه بازخورد خودداری کرد و تاثیر آن را در بهبود عملکرد کارکنان و رشد سازمان نادیده گرفت. اینکه ارائه بازخورد برای دسته‌‌ای از مدیران مشکل است، می‌تواند دلایل مختلفی داشته باشد؛ به عنوان مثال:
[list]
[*]بعضی از مدیران نگران نوع واکنش کارکنان خود هستند.
[*]برخی از مدیران مطمئن نیستند که نظراتشان باعث تغییر مثبتی در نحوه کار یا رفتار کارمندانشان می‌شود یا نه.
[*]بعضی از آنها نگران هستند که کارکنان بعد از دریافت بازخورد شغلشان را ترک کنند.
[/list]مدیریت عملکرد کارکنان می‌تواند از طریق دو نوع بازخورد در حین انجام کار (بازخورد جاری) و بازخورد رسمی، بهبود یابد. در مقاله پیش‌رو، انواع بازخورد و تاثیر هر یک از آنان بر بهبود عملکرد کارکنان را بررسی می‌کنیم. بعد از مطالعه این مقاله بازخوردهای مناسب‌تری ارائه می‌دهید که باعث بهبود عملکرد کارمندانتان و کاهش ترک کار آنها می‌شود، که این موضوع در نهایت منجر به افزایش بهره‌وری سازمانتان خواهد شد.
انواع بازخورد برای بهبود عملکرد کارکنانخودآگاهی کارکنان از طریق ارائه بازخورد افزایش پیدا می‌کند و باعث ترویج تغییرات مثبت در کل سازمان می‌شود. فرض کنید کارکنانی که سطح عملکرد خوبی دارند، واقف هستند که در سازمان چه جایگاهی دارند و مانند گذشته به کار کردنشان با سطحی مطلوب ادامه دهند. همچنین این احتمال وجود دارد که این کارکنان دیگر برای انجام وظایف و بهبود عملکردشان تلاشی نکنند یا به طور دسته جمعی برای پیشرفت حرفه‌ای خودشان شرکت را ترک کنند.
بازخورد یکی از ابزارهای مفید است که به وسیله آن مدیران از توسعه همه جانبه کارکنان در سازمان اطمینان پیدا می‌کنند. در واقع، ارائه بازخورد فرصتی را فراهم می‌کند که شما به عنوان مدیر، مشاهداتتان درباره عملکرد شغلی کارکنان را با آنها به اشتراک بگذارید و اطلاعاتی کاربردی در مورد تحولات مفید کسب کنید. بدون ارائه بازخورد، کارمندان هیچ ایده‌ای درباره نگاه و برداشت شما از کیفیت کاری‌شان ندارند.
ارائه بازخورد یا فیدبک را می‌توان به دو نوع اصلی طبقه‌بندی کرد:
[list]
[*]بازخورد جاری که به طور منظم یا در موقع ضرورت اتفاق می‌افتد؛ و به مافوق (رییس)، مرئوس (کارکنان)، و یا افراد هم سطح در چارت سازمانی (همکاران) منعکس شود.
[*]بازخورد رسمی که به طور معمول در جلسات سالانه یا شش ماهه‌ی بررسی عملکرد بین مدیران و مرئوس مستقیم مطرح می‌شود.
[/list]مطالعه کامل مقاله پیش‌رو به شما کمک می‌کند تا بتوانید هر دو نوع بازخورد را با کارکنانتان در میان بگذارید.
۱٫ بازخورد در حین انجام کار (بازخورد جاری)
بر اساس اهدافی که در ابتدای سال به اتفاق کارمندان تعیین کردید، اگر کسی از مسیر تعیین شده منحرف شود، بازخورد در حین کار فرصتی فراهم می‌کند تا با مداخله زودهنگام بتوانید اشتباهات را جبران کنید. همچنین تشخیص و تقویت کار مفید به این وسیله آسان می‌شود.
این نوع بازخورد شامل موارد زیر می‌باشد:
[list]
[*]گفتگوی فوری در سر صحنه رویداد (مانند ارائه کارمند در جلسه هیئت مدیره)
[*]جلسات بررسی هفتگی با هر کدام از اعضای تیم، برای سنجش میزان پیشرفت در دستیابی به اهداف کلی و جزئی
[*]جلسات مربیگری حرفه‌ای
[/list]
چنین تعاملات مکرری نه تنها کمک می‌کند تا افراد دچار انحراف از مسیر نشوند، بلکه تهیه ارزیابی سالانه هم برای شما آسان‌تر می‌شود. حال با ثبت مشاهدات خود و بحث در مورد پیشرفت کارکنان در طول سال، کاملا آگاه خواهید بود که نقاط قوت و ضعف کارمندان مستقیم شما کدام است. از سوی دیگر، کارکنان شما هم در جهت بهبود و رفع ایرادها، قبل از جلسه بازخورد رسمی اقدام می‌کنند.۲٫ بازخورد رسمی
بازخورد رسمی به معنی جمع‌بندی تمام ارزیابی‌های شما در طول سال است. همانند بازخورد در حین کار، این ارزیابی‌های سالانه به شما فرصت شناسایی عملکرد مطلوب کارکنان، و تشخیص مشکلات، قبل از لاعلاج شدن آنها را می‌دهد. مذاکرات مربوط به بازخوردها نباید با هیچ شگفتی همراه باشد، چون شما قبلا در مورد مسائل مربوط به عملکرد در جلسات بازخورد در حین کار صحبت کرده‌اید. از سایر مواردی که در جلسات بازخورد صحبت می‌کنید می‌توانیم به انتظاراتی اشاره کنیم که بر موارد زیر تاثیر می‌گذارند:
[list]
[*]پرداخت
[*]افزایش حقوق بر اساس شایستگی
[*]پاداش
[*]ارتقاء
[/list]اما بررسی رسمی نیز به شما فرصت برنامه‌ریزی برای آینده را می‌دهد. چون به این ترتیب می‌توانید همراه با کارکنان خود در مورد نحوه توسعه و همکاری آنها برای دستیابی به اهداف جدید در سال آینده، بحث کنید تا آنها راحت‌تر کار و حرفه خود را پیش ببرند.
برای بهبود عملکرد کارکنان به استقبال بازخورد بروید
به هر نوع بازخورد گفته شده (بازخورد در حین انجام کار و بازخورد رسمی) به عنوان قدمی برای بهبود عملکرد کارکنان و بخشی از مشارکت با آنها نگاه کنید. مشارکتی که حاصلش افزایش اعتماد و گفتگوی صادقانه خواهد بود. به عنوان مثال، از آنها بخواهید تا نظرشان را درباره عوامل موثر یا موانع موجود در کارشان بیان کنند؛ آنها می‌توانند این کار را به صورت رو در رو یا به عنوان خودارزیابی مکتوب قبل از ملاقات با شما ابراز نمایند.
شاید صرف ناهار یا نوشیدنی بعد از ساعت کاری و تقویت ارتباط از این راه کمک کند تا کارکنانتان به اهداف مهمی دست پیدا کنند. یا شاید کنترل لحن ایمیل در محیط کاری یکی از وظایف کلیدی دشوار مدیر پروژه‌های IT باشد.
کارمندانتان را تشویق کنید تا:
[list]
[*]دستاوردهایشان را ثبت کنند: مانند، «من موفق شدم دو معامله جدید به ارزش ۱۰ میلیون تومان را نهایی و جلسات بررسی هفتگی با توزیع‌کننده را قطعی کنم»
[*]منابع مورد نیاز برای توسعه آینده را مشخص سازند: مانند آموختن سیستم جدید گزارش فروش یا مشاوری که به آنها درباره یک کار جدید مشورت بدهد.
[/list]یادتان باشد از تعامل سخت‌گیرانه با افرادی که در شروع کارشان کیفیت مطلوبی ندارند و تذکر درباره افت عملکردشان اجتناب کنید. آنها باید با فرهنگ سازمان شما آشنا شوند تا آماده پذیرش بازخوردها شده و شما شاهد بهبود عملکرد آنها شوید.
با توجه به نگرانی و ترس گسترده‌ای که در مورد بازخورد (در هر دو طرف مبادله) وجود دارد، شاید فکر کنید که غلبه بر اضطراب موجود در این زمینه و انجام مکالمه سازنده با کارکنان مستقیم‌تان غیرممکن باشد. اما شما می‌توانید.